Distributionsmøde 28. november 2016

Hvornår:	Mandag d. 28. november klokken 18:00 (uden akademisk kvarter)
Hvor:	KPH-Projects, Enghavevej 80 C, 3. sal OBS! der er koordineringsmøde efter maden
Kommer:	Jonas (Amager), Annegrete (Ø) Liv (A) Jarl Asger (Sydhavnen)
Afbud:	Marianne(NV), Charles (NV)-deltager evt. delvis pr. tlf;, Kasper (NB), Pernille (Ø) jonathan (Frb)
Mad:	Alle medbringer en ret til fællesspisning
Ordstyrer:
Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:	Liv - skriver referat i kursiv

DAGSORDEN

1. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)

Hvis opgaven ikke er løst, eller den har givet anledning til nye problematikker, som skal vendes i gruppen, skal det tages som et punkt på dagsordenen under Nye punkter og ikke her.

Opgave	Ansvarlig	Status
Skrive til Let's Go om mulighed for glatbanekursus + elbiler	Jonas	Skydes til næste gang
Spørge Torsten om sms-ordning	Jonas	Har spurgt. Intet svar. Jonas vil fortsætte sit forsøg og måske ringe til Torsten også.
Skrive udkast til Engros-opsamling til bestyrelsen	Charles	Er skrevet. Punkt på dagsorden.
Læse Charles' Engros-opsamling og godkende	Alle	AMA: Tjek (med få tilføjelser) SYD: Tjek VES: FRB: VAN: ØB: NB: Tjek YN: NV: Tjek
Skrive opslag vedr. chauffør-koordinator på Frivilligjob.dk	Jarl-Asger	Annoncen er kommet op på siden, og er blevet vist 10 gange! Det er muligt at redigerer i opslaget, så se det gerne og kom endelig med inputs :) http://frivilligjob.jobbank.dk/job/70434/koebenhavns-foedevarerfaellesskab/chauffoer-koordinator-for-koebenhavns Alle bør læse og evt. kommentere opslaget.
Skrive til afdelinger om påmindelse om at skrive status på distributionsgruppe-dagsordenen	Annegrete

2. Godkendelse af referat fra sidst
Hvis ikke der er indvendinger kan referatet godkendes.
Dagsorden for distributionsmøde november 2016

3. Næste møde - tid og sted

Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

4. Nye punkter

Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer.

Nr.	Navn og beskrivelse (hvad går punktet ud på?)	Hvem	Type	Tid (min)
A	KBHFF Engros (opsamling) Kommentér og godkend Charles udkast. Hvem skal sidde med i en gruppe, som skal udarbejde samarbejdsaftalen med engros? Vi vil gerne have præciseret, at der ikke er tale om spørgsmål, bestyrelsen har stillet distributionsgruppen, men spørgsmål gruppen har stillet sig selv på baggrund af henvendelser fra bestyrelsen. Vi skal præcisere, at det ikke kan lade sig gøre, at gøre Engros og KBHFF fuldstændigt økonomisk uafhængige, så længe Engros skal være en del af IFCO. Dette mener vi, der bør træffes beslutning om ved en generalforsamling. Vi vil derfor opfordre til, at der ikke kan træffes beslutning om et samarbejde om IFCO, så længe der ikke er en samarbejdsaftale mellem KBHFF og Engros. Vi snakker om, at det ikke er en god prioritering af distributionsgruppens kræfter, hvis alle skal gå ind i en arbejdsgruppen, der skal lave en samarbejdsaftale. Vi taler om at det er nødvendigt at Jonas sidder med i arbejdsgruppen. Herudover vil Charles gerne sidde med i gruppen, og vi opfordrer koordineringsmødet til at forholde sig til vores planer om at nedsætte en arbejdsgruppe. For at kunne lave et meningsfuldt samarbejde skal alle dokumenter og forretningsplaner om Engros på bordet. Herudover er et vigtigt, at vi forholder os til, at den nuværende Engros-gruppe ønsker at videregive deres forretning og har spurgt nogle af de nuværende frivillige, heriblandt Annegrethe og Jonathan (nuværende chauffør), og herudover Jonas G og Simon, der er fælleslagervagt. Hvis Jonas skal gå ind i både en arbejdsgruppen om samarbejdsaftalen og Engros, så er det vigtigt, at vi holder styr på kasketter. Vi beslutter, at rette eventuelle kommentarer til Charles udkast i dag og dermed godkende dokumentet, så vi kan sende vores svar til bestyrelsen efter dagens møde.	Jonas	Diskussion/beslutning	15
B	Ændringer i bestillingsprocedure: drop at runde op (fra sidst) Efter henvendelse fra Christian fra Vesterbro, har der kørt flere mailkorespondancer med indkøb per mail, om hvorvidt vi behøver at runde op til nærmeste 5 antal grøntposer, når der bestilles. Formålet med at droppe at runde op er at mindske spild, i det afdelingerne kan styre præcis, hvor mange poser de får. Indkøb skriver, at vi runder op for at gøre det nemmere for fælleslagervagterne, og beslutningen herom er taget helt tilbage fra starten af KBHFF. Da vi ofte får varer i skæve enheder, f.eks. 700 g eller 450 g, så ender den endelige bestilling til hver afdeling alligevel med at være et skævt tal. Dog vil omtrent halvdelen af enhederne for ugens pose være i 1 kg eller i stk, og så bliver det mere simpelt, når der leveres i mængder deleligt med fem. Jeg skrev derfor til indkøb, at hvis vi skal droppe at runde op, så det er deleligt med fem, så skal vi gøre det i en prøveperiode, hvor vi på en eller anden måde kan vurderer, om det er en belastning for fælleslageret, eller om det ikke gør den store forskel. Skal vi prøve det af for en periode? Skal vi evt. vente og sige, at vi først prøver det af, når vi har en bedre bemanding på fælleslageret? Og hvordan finder vi ud af, om det overhovedet mindsker spildet i afdelingerne? Skydes til næste møde.	Jonas	Diskussion/beslutning	15
C	Registrering af salg af løssalg (fra sidst) Emnet er oldgammelt men værd at tage op igen. KBHFF Frederiksberg registrere salget af løssalg, hvilket bruges til at vurdere mængderne af løssalg, der skal bestilles til afdelingen. Jonathan har i sin tid udviklet et skema til registreringen, og det er herunder. Jeg har mødt mange løssalgsvagter, som savner et sådan skema. Det vil kunne give en masse nyt salgsdata, der kan være relevant for indkøbere og løssalgsansvarlige. I skemaet noteres også, hvor meget der er doneret efter luk. Det er interessant ift. indsatser for at minimere spild (jf. punktet ovenfor). Blanket til løssalgsregistrering.pdf Skydes til næste møde.	Jonas	Diskussion/beslutning	15
D	Kassemester erfaringsudveksling Bogholderen har flere gange tidligere ønsket et arrangement for alle kassemestrer, hvor han kan hjælpe med oplæring i at udfylde kassemesterkladden korrekt. Det er en stor opgave for en person at stå for. Men er der interesse i afdelingerne for et sådan arrangement, kunne vi i distributionsgruppen tilbyde at stå for det. Skydes til næste møde	Jonas	Diskussion/beslutning	15
E	Fælleslagerbemandingen - måske vi skal tænke ud af boksen Opsamling på Charles udkast. Skydes til næste møde, da Charles ikke har kunnet komme igennem til Kongelunden. Vi vil forsøge at give opgaven til en anden.	Jonas + Charles	Diskussion	15
F	Modtagevagter på VES og SYD VES er utilfredse med, at modtagevagter skal møde ind til fast tid. Det påstås at modtagevagterne melder tilbage at varerne ofte er forsinkede. Desuden melder en modtagevagt fra SYD, at hun ikke vidste, at hun skulle møde ind til fast tid. Hvordan får vi formidlet problemstillingen? Jeg tror, VES er ekstra udfordret på dette, fordi de ikke har teams. Jeg vil foreslå, at vi prøver ØB-modellen af i andre afdelinger. ØB-modellen er, at modtagere og pakkere er en vagt, hvor man skal kunne begge dele og stille klar til løssalg og kassevagter. Vi snakker om, at det ofte er en kedelig vagt at have som en ventevagt, da man tit er alene. Derfor kan der være en fordel i at gøre som på Østerbro, så ventetiden er hyggelig. Vi opfordrer til at alle tager op i deres lokalafdelinger, hvorvidt det kan være en idé at prøve Østerbro-modellen af i andre afdelinger. Vi præciserer, at én af grundene til, at at vagten skal være en ventevagt, er, at man ikke kan forvente at blive ringet op. Herudover snakker vi om, at vi bør opfordre alle modtagevagter, pakkevagter og kassevagter til at melde sig ind i facebook-gruppen for Fælles grupper i KBHFF, så flere får opdateringer på onsdagene.	Jonas	diskussion/beslutning	10
G	MobilePay Der kan være oppe og køre inden få dage. Der mangler kun formandens underskrift med eget nemid. Vi har skullet lave vores branchekode om for at få det. Jonas B har kontaktet Anders P (jurist) for at finde ud af, om det kan have nogen betydning for os. Jonas B foreslår, at vi tester i en afdeling (NV) de første to uger. Er der ingen problemer, kan vi rulle det ud i alle afdelinger. Vi kommer evt. til at mangle en enhed at installere MobilPay business på (KBHFF telefonen er for gammel en model). Vi snakker om muligheden for at have ét device til alle indbetalinger, fx. en tablet, der også kan bruges på fælleslageret til at tage billeder mm. Vi vender punktet med Danielle fra bestyrelsen under koordineringsmødet. Vi spørger også ind til om skiftet af branchekode får betydning.	Jonas	info	1

5. Hvad er der sket på distribution@kbhff.dk? (TIL INFO 5-10 min)

Mailansvarlige udfylder tabellen nedenfor forud for mødet. Alle skal læse det hjemmefra. Vi tager enkle opklarende spørgsmål. Hvis noget skal vendes i gruppen, skal det skrives på som et nyt punkt.

Emne	Beskrivelse

6. Nyt fra afdelingerne mm. (20 min.)

Repræsentanterne fra de respektive afdelinger kan give en kort melding om hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende henvises til at oprette et seperat punkt på dagsordenen.

Afdeling	Nyheder
Amager	Her går det godt og stabilt. Butiksgruppen er lidt presset på hænder, men vi håber, at kunne få lært nogle nye gode kræfter op. Vi holder medlemsmøde og fællesspisning onsdag d. 7. december. Vi har fået henvendelse fra én som ønsker at blive medlem og bruge sin uddannelse inden for fødevaresikkerhed som sin tjans. Vi har svært ved at se, hvordan vi kan bruge hende som en ressource i afdelingen alene, men måske vi kan vende, om der er gode muligheder for at bruge hendes viden centralt og eller lokalet i KBHFF?
Frederiksberg	Vi bliver stadigt flere medlemmer og har næsten fået alle vores teams fyldt ud. Vi lægger dog stadig nogle kræfter i at rekruttere, bl.a. ved at lægge flyers i poserne og kontakte internationale studerende (som ofte er interesserede). I starten af november holdt vi medlemsmøde med efterfølgende fællesspisning, hvilket gik rigtig godt. Forhåbentlig får vi holdt fællesspisning igen i starten af det nye år.
Nordvest	Den indgåede aftale om at overskydende grønt fra NV, der ikke kan holde til sig til efterfølgende onsdag gives til foreningen FAKI, fungerer godt. Forhåbentlig finder vintergrøntsagerne plads i deres lokale etniske køkken. FAKTI har til huse ved vores nabo (Bispebjerg Kulturcenter), og er en forening for etnisk traumatiserede kvinder, hvor kvinderne laver aktiviteter sammen, bl.a. fællesspisning.	.

FÆST-teamet	Nyheder	Distributionsgruppens kommentar
Nørrebro	Vi har lidt stilstand og koncentrerer os om at besætte vitale poster. I nær fremtid bliver vagtbeskrivelser opdateret og oversat til engelsk. Jeg har fundet min afløser da jeg hellere fokusere på butikken. Sarah som hun hedder kommer desværre ikke med denne gang men er klar næste gang i Januar. Jeg regner med at være med de første 2 gange i 2017. Vores butiksgruppe er igen begyndt at vokse og tæller til dato 6 medlemmer og flere er vist på vej. Vores teamlink Frederik har forladt KBHFF og jeg har taget hans plads indtil en substitut findes. Vi har haft besøg af fødevarestyrelsen for noget tid siden. Hvor skal denne være? Vi har været til møde med vores lejer Kafa-x, der gives referat til næste møde.
(Valby)
Vanløse		Distributionsgruppen savner repræsentation og statusopdateringer fra afdelingen. Vi beslutter at ringe til repræsentanterne og skrive til afdelingsmailen, så de er klar over manglen. Men før det vil vi bringe det op til koordineringsmødet.
Vesterbro		distributionsgruppen savner en kommentar og tilbagemelding fra repræsentanten.
Ydre Nørrebro		Distributionsgruppen savner respræsentation og statusopdateringer fra afdelingen. Vi beslutter at ringe til repræsentanterne og skrive til afdelingsmailen, så de er klar over manglen. Men før det vil vi bringe det op til koordineringsmødet.
Østerbro	Fin medlemstilgang. Posesalg lidt trægt. Vi har startet en karkludestrikkeklub. Der strikkes karklude af helst brugt bomuldsgarn. Karkludene vil blive solgt i butikken til 20 kr. pr. stk. Første strikkeaften var den 21. Der hyggedes med ost og rødvin og pludren. 14 kvinder. Nu mangler vi bare at
Sydhavnen	Vi har 20 poser til næste gang. Og vi har lavet et julehygge arrangement, hvordan med lidt penge til det? Derudover savner vi meget en overordnet kassemester gennemgang fra Fødevarefællesskabets side. :)
Chaufførerne
Fælleslageret

7. Eventuelt

Eventuelt er til punkter, som opstår på mødet. Har man punkter til dagsordenen, skrives de under punkt 4. Nye punkter. Der opstår altid eventuelt punkter i forbindelse med punkt 6. Nyt fra lokalafdelingerne.
...

8. Opgaver

Opgave	Ansvarlig
Opfordre til at modtage-, pakke- og kassevagter melder sig ind i facebookgruppen Fællesgrupper i KBHFF	Alle

Beslutninger

Emnefelt	Beslutning

Punkter til koordineringsmøde

Beslutningsprocesser vedr. udvikling i KBHFF
På generalforsamlingen i 2012 blev der på forslag fra faciliteringsgruppen ved konsensus besluttet en hel del omkring møder og beslutningsprocesser i foreningen. På GF 2014 fik vi helt nye vedtægter og en ny organisationsstruktur. Nye beslutningsprocesser blev implementeret med den nye struktur, men en del gik i glemmebogen - især tankerne bag debat- og udviklingsmøder. Jeg mener, hvis vi vil udvikle foreningen, bør vi have fat i nogle af disse tanker igen. Bl.a. kunne det have hjulpet på hele processen med KBHFF Engros, hvis der havde været nogle debat- og/eller udviklingsmøder som del af processen, så flere ville have blevet hørt.

Der er rigtig mange gode tanker bag forslaget fra 2012, og i forbindelse med arbejdet med at skrive medlemshåndbog, har det være nyttigt at kunne læse om tankerne bag de forskellig mødetyper. Det er dog helt klart, at vi på ingen måder lever op til de forventninger foreningen satte til sig selv dengang. Jeg har derfor skrevet nye beskrivelser af de møder vi har i foreningen til håndbogen. Jeg har inddelt møderne på en anden måde, som passer bedre til den organisationsstruktur, vi vedtog i forbindelse med de nye vedtægter og organisationsomlægning i 2014. Jeg forsøger at beskrive forventningerne til møder og beslutninger, så de er til at leve op til for foreningen. Jeg vil gerne diskutere det, som jeg har skrevet, med hele gruppen, med det formål at finde ud af, om vi skal tage det videre til beslutningspunkt på en generalforsamling og evt. hvordan. Jeg mener ikke selv, at der skal vedtægtsændringer til, men ligesom vi har en håndsrækningsprocedure med forventninger til afdelingerne, kan foreningen have godt af at have nogle faste beskrivelser af mødetyper (som udviklingsmøder, debatmøder og visionsmøder) og deres formål, der kan bruges som værktøj til at udvikle foreningen og til at træffe bedre beslutninger i forenignen.

Det blev desuden besluttet i 2012, at alle grupper skulle lave beslutningsoversigter, så det var nemt for andre at se, hvad gruppen har besluttet med tiden. Det gøres heller ikke i dag. Er det realistisk, at alle grupper vil kunne dette, når vi primært er frivillige medlemmer af foreningen? Bør der evt. træffes beslutning om ikke at lave beslutningsoversigter? Kan vi gøre noget andet for at tydeliggøre beslutningerne, der træffes? Er det ikke nok, at der informeres om gruppernes arbejde på koordineringsmøderne?

Her er link til forslaget fra konsensusgruppen fra GF 2012

Her er udsnit fra medlemshåndbogen for grupper med beskrivelse af møderne i KBHFF:
Meldlemshåndbog sider om møder.pdf

Her er en hurtigt lavet oversigt over ændringerne fra 2012 beslutningen til, hvordan det foregår i dag:
beslutningændringer 2012 til 2016.pdf

- Mobile pay: Distributionsgruppen vil gerne spørge Danielle/bestyrelsen til udviklingen og betydningen af branchekodeskift.
- Vi savner repræsentation fra Vanløse og YN - er der nogle repræsentanter fra afdelingerne, der kan tage beskeden med videre.

Punkter til kommende møder

- Opsamling på opslag om chauffør-koordinator på frivilligjob.dk