Distributionsmøde januar 2017

meeting,logo.png
Hvornår:
 Mandag d. 30. januar 2017 klokken 17:00-19:00
Hvor:
 KPH-Projects, Enghavevej 80 C, 3. sal
OBS! der er koordineringsmøde efter maden
Kommer:
 Jonas (Amager), Iniz (Østerbro), Kasper (NB), Sarah (NB), Jarl Asger (sydhavnen), Annegrete Ø, Anders (bestyrelsen), Tanja (specialestuderende), marianne (NV )
Afbud:
 Pelle (Vanløse)(kl 17 er simpelthen for tidligt...), Liv (Amager, ønsker jer et godt møde fra de franske alper), Morten (YN); Charles (NV).
Mad:
 Alle medbringer en ret til fællesspisning
Mødefacilitator:
 Jarl Asger
Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:
 Jonas - skriver referat i kursiv med gul baggrund

DAGSORDEN

1. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)

Hvis opgaven ikke er løst, eller den har givet anledning til nye problematikker, som skal vendes i gruppen, skal det tages som et punkt på dagsordenen under Nye punkter og ikke her.
Opgave
 Ansvarlig
 Status
Skrive til Let's Go om mulighed for kassevogne på el samt glatbanekursus
 Jonas
 Vedr. kassevogn på el: Jeg har snakket med Villads. De arbejde stadigvæk på at få kassevogne på el. Jeg har skrevet til Michael om glatbanekurset. Se yderligere i dagsordenen punkt 4.P
Få svar fra Torsten vedr. sms-ordning
 Jonas
 Jeg har mødtes med Torsten. Først og fremmest skal KBHFF betale for regninger, som Torsten har betalt siden 2013. Det er omtrent 4.000 om året for hosting af medlemssystem på Amazon-server, SMS-service i medlemssystemet samt kbhff.dk-domænet. Når det er betalt, vil torsten gerne udvikle på systemet mod betaling. KBHFF skal lave en samlet dokument med opgaver, som så prioriteres, f.eks. med en skala fra et til fem. Når en opgave er så vigtig, at vi mener, den skal implementeres, kan vi bede om et forventet antal timer på at udføre den. Så må bestyrelsen vurdere, om KBHFF vil betale for de timer, det vil tage.
Læse og evt. kommentere opslaget vedr. chauffør-koordinator på:
http://frivilligjob.jobbank.dk/job/70434/koebenhavns-foedevarerfaellesskab/chauffoer-koordinator-for-koebenhavns
 Alle
 AMA: Tjek - uden kommentarer
SYD: tjek
VES:
FRB:
VAN: ok. er der erfaring med at sådanne opslag giver 'ansøgere'/medlemmer ?
ØB: Læst, ingen kommentarer
NB: Læst og ingen komm.
YN:
NV:tjek-vigtigt, at man skal regne med flere opgaver lige op til køredagen, onsdag
Opfordre modtage-, pakke- og kassevagter til at melder sig ind i facebookgruppen KBHFF Fællesgrupper
 Alle
 AMA: Endnu ikke gjort - følger op på næste møde
SYD:
VES:
FRB:
VAN: tager det med til næste butiksgruppemøde
ØB: Alle team links er informeret
NB: TL er opfordret til at kommunikere det ud ved vagt.
YN:
NV: mangler
Sende distributionsgruppens svar vedr. KBHFF Engros til bestyrelsen
 Liv
 Tjek - dog blev det først afsendt d. 27/1. Beklager.
Ingen bemærkninger andet end at afdelinger som ikke har svaret skal have handlet og svaret til næste gang

2. Godkendelse af referat fra sidst
Hvis ikke der er indvendinger kan referatet godkendes.
Referat fra distributionsmøde d. 28. november 2016

Godkendt

3. Næste møde - tid og sted

Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

mandag d. 27. februar 17:00-19:00 hos Annegrete på Østerbro, Holsteinsgade 51, st. tv.

4. Nye punkter

Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer.
Nr.
 Navn og beskrivelse
(hvad går punktet ud på?)
 Hvem
 Type
 Tid
(min)
A
 Opsamling på frivilligjob-opslag for chaufførkoordinator
Opslaget udløber 1. februar. Det er blevet vist 462 gange. og en har ansøgt. Han var sød, og doktor, men talte ikke dansk :) Så han finder nok noget andet :) Skal vi forlænge? Hvad gør vi ellers med den koordinator?

Ja - vi forlænger opslaget. Vedr. Mariannes kommentar (se punkt 1): da vi koordinere anderledes nu, er det ikke tirsdag aften, der er mest arbejde. Beslutninger: Jonas skriver et udkast til vagtbeskrivelse for chaufførkoordinator. Marianne kommenterer og hjælper med at skære ind til benet. Når Vagtbeskrivelsen er færdig, sættes alle distributionsgruppens medlemmer til at være headhuntere ude i afdelingerne.
 Jarl Asger
 Info/ diskussion
 10
B
 GF 2017
Bestyrelsen har bedt om en foreløbig status på emner vi måtte have til GF. Vi har sendt to emner baseret på vores snak vedr. KBHFF Engros:
1) Process for godkendelse af referat fra GF og
2) Samarbejdsaftale mellem KBHFF og KBHFF Engros.
Derudover har Jonas som FK sendt følgende forslag til punkter
3) Tilføj nyt fra arbejdsgrupperne i programmet
4) Beslutning om vi skal komme mindre i poserne, nu hvor døgnboksgebyret er steget
5) Fastsætte kontingent for 2017 (hvilket ikke skete sidste år) OG for 2018
Vi vil foreslå, at vi på koordineringsmødet foreslår at starte en planlægningsgruppe for GF, hvis ikke andre foreslår det.

Der er kommentar til om, der er nogen, som er gået videre med varemærkeregistrering af KBHFF's logo. Det er der ikke. Jonas og Charles tager det med til arbejdet med samarbejdsaftalen med KBHFF Engros. Anders J. fortæller at bestyrelsen har besluttet at GF bliver 22. april.
 Jonas + Liv
 Info/ beslutning
 2
C
 Opsamling på droppe at runde op og løssalgsregistrering
Vi tog emnet op på koordineringsmødet. Det blev besluttet, at jeg måtte lave en mappe at sende ud til de løssalgsansvarlige i håb om at løssalgs ville blive registreret. Mapperne skulle tages i brug fra 1. januar 2017. VAN fik først deres mappe 11/1 og SYD fik først deres 18/1. Jeg formoder ikke, at de bliver brugt andre steder end Vesterbro, hvor laugtovholderen har været ret interesseret i projektet. Det ideelle vil være, at alle løssalgsvagter informeres med en opringning på dagen, men det har jeg ikke kunnet overskue. Alternativt skal vi involvere alle løssalgsansvarlige i det. Hvad synes I andre?

Her er link til forsiden af mappen
Her er link til det nye registreringsark

Mappen er formentlig ikke kommet i brug endnu. Alle i distributionsgruppen læser historien og kigger på registreringsarket (de to links herover). Og alle spørger løssalgsvagterne i afdelingen, om de kender den, og om de vil bruge den. Distribtuionsgruppens medlemmer sørger for, at den mappen kommer i brug. På næste møde aftaler vi, hvordan vi får arkene indsamlet.
 Jonas
 Diskussion/beslutning
 5
D
 Kassemester erfaringsudveksling (fra sidst)
Bogholderen har flere gange tidligere ønsket et arrangement for alle kassemestrer, hvor han kan hjælpe med oplæring i at udfylde kassemesterkladden korrekt. Det er en stor opgave for en person at stå for. Men er der interesse i afdelingerne for et sådan arrangement, kunne vi i distributionsgruppen tilbyde at stå for det. Skal/vil vi det? Alternativt kan vi sætte fokus på kassemestertjansen til næste avlermøde.

Der bliver stillet spørgsmål til, om ikke det burde være bogholderen selv, som står for arrangementet. Anders J. fortæller, at bogholderen bruger al den tid hun har på at betale regninger, så vi skal ikke nødvendigvis forvente det. Nogle mener, der er efterspørgsel på et fælles arrangement, andre mener, at der kun er efterspørgsel på lokale kassemesterarrangementer.
Iniz skriver til bogholderen for at høre, om alle afdelinger har det samme ark og spørger samtidig om der pt. er udfordringer med forkert udfyldte skemaer. Vi beslutter ikke at tilbyde eller arbejde videre med at komme til at tilbyde kassemester-erfaringsudveksling i øjeblikket.
 Jonas
 Diskussion/beslutning
 5
E
 Fælleslagerbemandingen med hjælp fra flygninge
Charles skriver: Jeg har ikke foretaget mig mere i sagen, da jeg som tidligere meddelt ikke kunne få kontakt til Centerlederen.
Enten skal nogle andre tage over, eller også skal vi droppe det. Indtilvidere udskyder vi punktet næste gang.
 Charles

F
 Opsamling vedr. modtagevagter
Vi snakkede på sidste møde om, at det ofte er en kedelig vagt at have, fordi man skal vente, og ofte er det alene. Derfor kan der være en fordel i at gøre som på Østerbro, så ventetiden er hyggelig. Vi opfordrede til at alle tager op i deres lokalafdelinger, hvorvidt det kan være en idé at prøve Østerbro-modellen af i andre afdelinger. Er der nogle afdelinger, som vil teste det af?

Sidenhen er der kommet klager fra chauffør og chaufførmedhjælper. Spørgsmålet er kan vi overhovedet gøre noget ved det?

Udfordring #1: Ofte er der kun én modtagevagt.
Udfordring #2: Det samme gælder emballagevagter (i VAN har de ingen).
Udfordring #3: Ofte er det en ældre kvinde, som er modtagevagt (eller emballagevagt), og som synes, det er for tungt at bære kasserne.
Udfordring #4: Der er stejle kældertrapper.
Konsekvensen er, at chaufførerne selv skal ned i afdelingers kældre for at hente emballagen op og for at bærer varer ned. Det har fået en chaufførmedhjælper og en chauffør til at klage over forholdene. Der blev nævnt Vanløse og Frederiksberg som værst. Det er et evigt tilbagevendende problem med for få modtage- og emballagevagter. Vanløse har i første omgang forsøgt men ikke fundet emballagevagt efter vores henvendelse. Spørgsmålet er, kan vi gøre mere ved det?

Udfordring #5: Er der slet ikke modtagevagter i en afdeling, skal chauffør og medhjælper selv sætte alle varer af på vejen ude foran afdelingen. Spørgsmålet er også, om nægtelse af levering er en konsekvens distributionsgruppen kan stå inde for - altså at varerne bliver stående på fælleslageret, hvis ikke afdelingen har en modtagvagt klar om onsdagen? Giver det på nogen måde mening?

Der gives udtryk for en forventning om, at det er en flad fornemmelse at være frivillig som modtagevagt. Forventningen er at mange modtagevagter 1) generes af ventetid, 2) synes det er kedeligt at være alene på vagt, og 3) at når der så skal laves noget, så er det for hurtigt overstået. Alle afdelinger opfordres til at slå tage en snak med modtagevagterne og spørge, om det det sjovt? Hvis mange giver udtryk for, at det ikke er sjovt, vendes de tre punkter (ventetid, kedeligt alene og for hurtigt overstået) og østerbro-modellen foreslås (dvs. modtage og pakkevagt slås sammen) som mulig løsning.

Alle modtagevagter opfordres til tage studiebøgerne med og at finde en ven at tage vagten med etc. Det skal ikke være kedeligt alene.

Vi overvejer at sende varer afsted fra fælleslageret, så de er fremme tidligst klokken 13:00. Sidste afdelinger vil så modtage varer klokken 14:00-14:30. På den måde kan modtage/pakketjansen lægges 12:30-15:30 i AMA, FRB og NB; 13:00-16:00 i resten af afdelingerne.
 Jonas
 diskussion/beslutning
 15
G
 Opsamling vedr. MobilePay og andre betalingsløsninger
Vi tog emnet op på koordineringsmødet. Vi sagde til bestyrelsen, at vi savnede information om, hvordan MobilePay skal testes og evaluerese af i Nordvest. Især savner vi en tidsplan og at høre, hvad det forventes at involvere af ekstra opgaver til hvilke vagter. Vi bad om en redegørelse for, hvad det har betydning for KBHFF, at vi har skullet ændre branchekode.

Derudover blev der spurgt til, om vi kunne indføre betaling med VISA og Mastercard i medlemssystemet. Det har Jonas efterfølgende undersøgt, og det er muligt. Det er et spørgsmål om økonomi. I gebyr koster det 1.65 % for VISA debit og 3,94 % for mastercard Pt. betaler vi omtrent 1,5 % for betaling med dankort.

Torsten vil gerne implementere betaling med VISA, Mastercard og MobilePay i medlemssystemet. KBHFF skal betale for de timer det tager ham at lave det. Da døgnboksaftalen er steget meget i år, er det vist nok nu mere dyrt at betale kontant end med kort. Derfor har jeg foreslået bestyrelsen af tage op på GF, om vi forsat skal købe ind for 92 kr/ps, eller om det skal nedjusteres.

Der er to spørgsmål: 1) Hvordan gør man? 2) Hvornår kan det træde i kraft?
Ad 1) Man skal notere afdelingens initialer ved overførsel (det er initialerne fra pakkesedlen f.eks. NB for nørrebro, AMA for Amager og NV for nordvest). Der skal laves skilte til afdelingerne, der forklarer det.
Ad 2) Skiltene skal laves. Proceduren skal skrive i løssalgsvagternes vagtbeskrivelser. Kassemesterkladden skal tilpasses, så MobilPay-betalinger registreres. Og proceduren skal skrives i kassemestrenes vagtbeskrivelser.

Det påpeges, at det er vigtigt, at præsenteres for GF. Nok er det rigtig smart med MobilePay, men det er mere dyrt end kontant betaling.
 Jonas + Anders J.
 info/ diskussion
 15
H
 Opfordring til at joine alle afdelingers facebook
Jeg har meldt mig ind i de fleste afdelingers facebookgrupper. Det har været en opløftende oplevelse. Der er næsten altid et par positive kommentarer hver uge. Det giver et rigtig godt billede af, hvordan det går i afdelingerne, og hvis vi alle gjorde det, ville punktet nyt fra afdelingerne måske være mindre vigtigt. Jeg vil derfor anbefale, at vi alle melder os ind i alle afdelingers facebookgrupper og bakker op om de positive opslag, der er. Vi kan evt. også tage det til koordineringsmødet og anbefale de andre fælles arbejdsgrupper og bestyrelsen at gøre det samme. Kun Østerbro har ikke en fb-gruppe for deres medlemmer. YN og VAN's fb-grupper fungerer ikke ret godt, hvilket muligvis er fordi, de ikke er lukkede kun for medlemmer.

Beskeden er allerede kommet ud.
 Jonas
 info
 3
I
 Østerbros medlemmer bliver sat passive
Tre medlemmer af fælleslageret og chaufførerne er blevet sat passive her i efteråret/vinter. Når jeg eller når de skriver til østerbro-mailen, kommer der intet svar retur. Jeg sætter dem aktive, men hvor ville jeg gerne være fri for at gode aktive medlemmer sættes passive af afdelinger, som ikke kigger fælles teamoversigter og kontaktliste igennem, før de markerer medlemmer som passive. Hvad gør vi?

Alle aktive chauffører står på chaufførerne kontaktliste, som man finder link til både fra chaufførwiki og på vagtplanswiki. Bemærk at der er tre faner (chauffører, medhjælpere og joker-chauffører).

Alle aktive fælleslagervagter står på fælleslagerets teamoversigt, som man finder link til både fra fælleslagerwiki og på vagtplanswiki. Bemærk at medlemmerne ikke er inddelt efter afdeling (der er f.eks. ØB-medlemmer både på team lilla og brun, og der er AMA-medlemmer både på team grøn, gul, tyrkis og brun).

Annegrete tager det med videre til ØB.
 Jonas
 Diskussion
 5
J
 Fejl i medlemssystemet.
Det er sandsynligvis ikke muligt at have symbolet ! i password til login i medlemssystemet, eller at benytte icloud mailkonto. Frederiksberg har to medlemmer, som ikke kunne logge ind før vi ændrede disse ting. Forslag til diskussion: at samle alle bugs i et dokument, som formidles til alle introgrupper, så de ikke skal genfinde fejlene, hvis de oplever problemer. Allerbedst ville det nok være at få medlemssystemet korrigeret for fejlene, hvis det på nogen måde er muligt. Det kan opleves som en barriere og irritation for nye medlemmer.

Vi tager det videre til koordineringsmødet.
Tilføjelse: alle med hotmail får velkomstbesked i uønsket mappe.
 Jonas (på vegne af Katrine Pram)
 Diskussion
 5
K
 Data fra medlemssystemet
Med mit møde med Torsten har jeg nu fået en læseadgang til medlemssystemet. Dvs. at jeg kan trække på rigtig mange data. Så hvis en afdeling ønsker et dataudtræk, så skriv til mig, så henter jeg det frem. Jeg vil foreslå, at vi også giver koordineringsmødet besked, så alle arbejdsgrupper ved, at de kan bede om data på fk@kbhff.dk.

Det en ide for alle afdelinger at få en liste over alle afdelingens medlemmers status i medlemsystemet. Mange afdelinger har mange medlemmer registreret som 'aktiv'. Disse medlemmer kan være inaktive medlemmer, som aldrig at blevet sat passive i systemet, fordi de bare er holdt op med at tage vagter og købe poser frem for at melde sig ud. Da de står som 'aktiv', vil de modtage indkaldelse til GF og lokale nyheder/meddelelser fra medlemssystemet. Hvis medlemmerne anmelder GF-indkaldelser og nyheder som spam/uønsket, kan det være årsag til, at vi har været (måske stadigvæk er) i diverse spamregistre. Vi bør sikrer, at de som står som aktiv, men som ønsker at være passive bliver sat passiv.

Ikke nået. Tages på næste møde.
 Jonas
 Info + diskussion
 10
L
 Persondataforordning
Jeg har bedt bestyrelsen forholde sig til den nye persondataforordning, som træder i kræft til Maj 2018. Shurjeel fra bestyrelsen arbejde allerede med implementering af forordningen, så han vil lave en projektgruppe til at undersøge, hvad der skal ske i KBHFF. Det indebærer bl.a.: en beskrivelse af processer, 72-timers beredskabsplan, klassificering af data, hvem der har adgang til data, hvad de skal bruge dem til og hvornår de tilgår dem. Jeg synes, distributionsgruppen skal have mindst et medlem med i projektgruppen, hvilket vi bør tage med videre til koordineringsmødet.

Vi tager det på koordineringsmødet.
 Jonas
 info/ beslutning
 3
M
 Avlermøde evaluering
Se resultat fra evalueringen af avlermødet opsummeret her (den langeversion er her). Det, jeg ser som vigtigst, er at medlemmerne deltager i høj grad for at få viden om, hvad der sker i fødevarefællesskabet. Jeg vil antage at det samme gælder for GF, og derfor synes jeg, det er oplagt, at vi informerer GF, om hvad vi har arbejdet med i løbet af året - og gerne i mere detalje, end vi har gjort tidligere. Derudeover må vi lytte til deltagerne ved distributionsgruppens spor og 1) sende dem mere materiale forud for mødet og 2) sende en opsamling umiddelbart kort efter mødet. Hvordan husker vi det til næste år? (Det vil være fedt, hvis der er flere, som vil være med til at planlægge vores spor på avlermødet til næste år)

Alle læser evalueringen. Vi gør ikke andet. End at huske det frem til næste avlermøde.
 Jonas
 diskussion
 5
N
 Fælleslager i Copenhagen Skatepark 1. februar
KPH har fået en stor kunde, som skal leje Volume hele ugen. De betaler for, at vi kan være et andet sted, som så bliver i CPH Skatepark. Vi skal informere chauffører, fælleslagervagter, KBHFF Engros og avlerne, som leverer den dag. Jeg har tegnet et kort og givet det indkøberne, som vil sende det til avlerne, der skal leverer på dagen. Jeg skal mødes med Peter (driftsmanden hos CPH Skatepark) onsdag d. 25. jan. for at kigge på hallen. Nogen som vil med og kigge på faciliteterne enten d. 25. jan. eller d. 1. feb.? Det kan være en mulig fremtidig løsning, hvis KPH lukker til næste år.

Det hele er i orden. Fælleslagersituationen vendes som første punkt på næste møde.
 Jonas
 info
 3
O
 Punkter til info fra distributionsgruppen ved GF
Jeg har startet en liste med punkter (i bunden af dagsordenen her). Andre punkter? Hvordan præsentere vi dem? Skal vi lave en skriv, så man kan forberede sig hjemmefra ved at læse det (jf. ønske fra avlermødeevaluering om at få mere materiale forud for mødet)? Og hvem vil arbejde videre med det her fra?

Vi skal finde ud af, hvor lang tid vi får, så vi kan tilpasse informationsmængden til det. Hvis vi på koordingeringsmødet får nedsat en planlægninggruppe for GF 2017, kan vi bemærke, at vi snarest gerne vil have besked om, hvor meget tid vi evt. får til info.

Ikke nået. Tages på næste møde.
 Jonas
 diskussion + beslutning
 10
P
 Københavns Delebiler (KD) medlemsskaber
KD har et arrangement om den nyeste teknologi inden for elbiler her i foråret. De har spurgt, om vi vil finde en gård at holde det på. Men det er desværre for sent at svare, da de skulle have haft besked inden 23/1.
Man skal være medlem af Københavns Delebiler for at deltage i arrangementerne, så evt. skal vi lave særaftale for distributionsgruppemedlemmer. Eller distributionsgruppens medlemmer skal oprettes som chauffører (det koster ikke noget). Mange af vores chauffører ikke medlemmer af KD, selvom det er gratis for medlemmer af Letsgo (hvilket er gratis for KBHFF-chauffører). Når man er medlem, får man nyhedsmails med arrangementer (ofte gratis) kun for medlemmer (eks. glatbanekursen i efteråret). Enten har chaufførerne fravalgt KD-medlemsskab, eller også er de ikke automatisk blevet tilmeldt, som du burde.
Trin nummer ét for at vi kan deltage i KD-arrangementer er, at chauffører og evt. distributionsgruppemedlemmer bliver medlemmer af KD. Vi kan tilmelde alle på en gang, men det kræver, at vi spørger først. Når de er tilmeldt, handler trin nummer to bare om at aftale, hvilken dag vi vil tage med på glatbanen eller til elbilsarrangementet eller til andet arrangement, og så kan interesserede KBHFF'ere selv tilmelde sig.
Ikke nået. Tages på næste møde.
 Jonas
 diskussion + beslutning
 10
Q
 Evaluering af Fejøturen
Christian har sendt os en detaljeret evaluering af Fejøturen. Han beder om vores kommentarer. Jeg har lavet evalueringen til et Google Doc, som alle kan kommentere. Fin det her. Jeg har givet mine personlige kommentarer allerede. Kommentér endelig (også gerne inden mødet). Hvad skal vores samlede komentarer være? Skal vi evt. bare tage vores personlige kommentarer som gruppens kommentarer?
Ikke nået. Tages på næste møde.
 Jonas
 info/diskussion/beslutning
 5
R
 KPH har sikret midler til overlevelse året ud
Dvs. at vi ikke har helt så travlt. Alligevel vil det stadigvæk være en stor udfordring, hvis vi mister lokalerne til næste år.
Tages på næste møde (jf. punkt 4.N)
 Jonas
 info
 1
S


i alt: 112

5. Hvad er der sket på distribution@kbhff.dk? (TIL INFO 5-10 min)

Mailansvarlige udfylder tabellen nedenfor forud for mødet. Alle skal læse det hjemmefra. Vi tager enkle opklarende spørgsmål. Hvis noget skal vendes i gruppen, skal det skrives på som et nyt punkt.
Emne
 Beskrivelse
Papirsposebestillinger
 (som altid)
Chaufførkoordinering
 (som altid)
Fælleslagerkoordinering
 (som altid)
Manglende modtagevagter
 (som altid)
Koordinering med indkøberne
 (som altid og oftes vedr. ugens pose)
Ekstern
 Uafhentede nøglebrikker hos Letsgo. Stofposer til Aalborg. Økolgicertificeringer fra avlere. Tilbud om butikslokaler på Jægersborggade. 1. Februar i CPH Skatepark i stedet for KPH Volume. Vi skylder fire paller til fragtfirma (gør ikke noget, vi har rigelig). Snak med GivRum vedr. hjælp til evt. nye lokaler, hvis KPH lukker. Skriv med Letsgo vedr. glatbanekurser m.m.
Maillisten
 Nye: Iniz (Ø)
Slettet: Trine (Valby), KirstenBL (Ø) og Pernille (Ø)
Intern
 Indkøb af strækfilm (bogholder). Hjælp til sy-tæpper-arrangement (kommunikation). Massemail ifm. mel-arrangement på Østerbro (henv. fra afdelinger). Ekstra afvejningsskåle til FRB (henv. fra afdelinger). Koordinering ifm. løssalgsregistrering (henv. til afdelinger). Kontinget 2017 (henv. fra afdelinger). Ekstra løssalgsposer (henv. til afdelinger). Hvordan anonymiserer vi udmeldte medlemmer? (henv. afdeling). Hvad gør jeg, hvis jeg er i tvivl om kontanterne blev sat i døgnboks? (henv. afdelinger). Manglende etiketter på æblemost (henv. afdelinger). Kødkasseordning (indkøb). Valby leverer remedier tilbage (henv. afdelinger). Tilbud om lokaler i indre by (nye afdelinger). Østerbromedlem og fælleslagervagt som gentagende gange sættes passiv (fælleslager).

6. Nyt fra afdelingerne mm. (20 min.)

Repræsentanterne fra de respektive afdelinger kan give en kort melding om hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende henvises til at oprette et seperat punkt på dagsordenen.
Afdeling
 Status
 Distributionsgruppens kommentar
Amager
 Her går det ganske godt. Vi er kommet godt ind i det nye år i forhold til antallet af posebestillinger. Vores jævnlige fællesspisningen med lidt mere end en måneds interval bliver bedre og bedre i forhold til organisering, fremmøde og kokkebemanding. Det er dejligt.
Vi har på medlemsmøde i slutningen af november truffet beslutning om, at afdelingen skal sælge økologisk, europæisk vin i løssalg, hvilket flere medlemmer har sat pris på både i det daglige og til fællesspisninger.
Sydhavnen
 Vi har lidt fået en nytårs/januars lussing på posesalg, men hvem har ikke det. Vi er alle ved godt mod, og er stille og roligt, men taktfast og fremadsynet ved at får bygget en god struktur op i sydhavnen :)
Vesterbro

Frederiksberg
 Vi har holdt endnu en fællespisning, som er gået rigtig godt. Vi får dækket vores underskud, så flygtningene også kan spise med (og være med til at lave maden). Planen er at fortsætte med fællesspisningerne med jævne mellemrum fremover.
Samarbejdet med Solbjerg går i det hele taget godt, og de er fortsat glade for at 'have os'. Vi overvejer at arrangere et gårdbesøg, hvor flygtningene i huset også inviteres med.
Derudover har vi haft lidt kontakt med Den Økologiske Produktionsskole om et nyt skilt til vejen - vi tænker, at hvis andre afdelinger også er interesseret i et nyt skilt, er det bare med at hoppe med på vognen :)
Vanløse
 nogle teams er sparsomt besat, obs på sene afbud, særlig indsats på at finde 'sovende' medlemmer ved løbende at sammenstille bestilte poser vs vagter som efter 3 ugers forløb tegner et tydeligt møsnter omend det ikke har ført til ændring (endnu) (egen note v.chauffører, løssalgsfaktor, nyhedsbrev og kontingent)
Østerbro
 Vi har haft et velbesøgt medlemsmøde med besøg af melmanden Per Grube. Strikkeklubben med karkludeproduktion fortsætter. Vi har solgt pænt af karkludene, der koster 20 kr./stk. Posesalget er stadig trægt. Vi iværksætter en husk-at-købe-pose kampagne, i.e. opfordring via team links, på fællesspisning etc. Direkte information til medlemmerne ved enhver lejlighed. Vi er nok for dårlige til, løbende at informere medlemmerne om Fødevarefællesskabets situation. Personlig kontakt virker!
Nørrebro
 Bedre styr på team og hvor mange der bemander deres vagter. DIS har lagt ud at de støtter med 4 US udvekslingsstuderende hver uge startende fra 15. feb og indtil sommer. Vores butiksgruppe er tilbage til 5 medlemmer eftersom 2 er stoppet i sidste uge.
Ydre Nørrebro
 Afdelingen er stadig gæster hos NV grundet forsinkelse af renoveringsprojektet i vores lokaler. Det er mit indtryk at det går rigtig ffint med gæsteordningen og at alle er glade for at der er lidt ekstra hænder til at dække opgaverne
Nordvest
 gæsterne fra Ydre Nørrebro bliver til ca. 1/4, da håndværkerne i deres egne lokaler er forsinkede. Det går fint med mange flere "posebærende folk" i skolestuen i Karens Hus, hvor de brune stofposer står tæt. Selvom det i pakkeprocessen kan det være lidt trangt, er vi glade for vores gæster


7. Eventuelt

Eventuelt er til punkter, som opstår på mødet. Har man punkter til dagsordenen, skrives de under punkt 4. Nye punkter. Der opstår altid eventuelt punkter i forbindelse med punkt 6. Nyt fra lokalafdelingerne.
...

Opgaver

Opgave
 Ansvarlig
Jonas skriver et udkast til vagtbeskrivelse for chaufførkoordinator. Marianne kommenterer og hjælper med at skære ind til benet.
Jonas + Marianne
Når Vagtbeskrivelsen (for chaufførkoordinatoren) er færdig, sættes alle distributionsgruppens medlemmer til at være headhuntere ude i afdelingerne.
 Alle
Alle i distributionsgruppen læser baggrunden for løssalgsregistrering og kigger på registreringsarket (de to links under punkt 4.C). Og alle spørger løssalgsvagterne i afdelingen, om de kender den, og om de vil bruge den. Distribtuionsgruppens medlemmer sørger for, at den mappen kommer i brug. På næste møde aftaler vi, hvordan vi får arkene indsamlet.
 Alle
Iniz skriver til bogholderen for at høre, om alle afdelinger har det samme ark og spørger samtidig om der pt. er udfordringer med forkert udfyldte skemaer.
Iniz











Beslutninger

Emnefelt
 Beslutning









Punkter til koordineringsmøde 30/11

Medlemssystemdata (info)

Skriv til fk for at få data fra medlemssystemet.

Persondataforordning-projekt (info)

Vi øsnker at være repræsenteret i gruppen!

Fælleslager flyttet 1. februar (info + spg. til indkøb)

I stedet for er vi i CPH Skatepark.
Vil indkøb give avlerne besked? (der er sendt mail til indkøber om det)

Medlemssystembugs (spg. til KOM)

Hvor rapporteres bugs? Vil I hjælpe med at indsamle dem mere systematisk?

Planlægning af GF 2017 (forslag til beslutning)

Vi starter en planlægningsgruppe med rep. fra forskellige arb.gr.

Info fra arb.gr. ved GF 2017 (forslag til besluting)

Hver arbejdsgrupper får tid til info på dagsordenen!
Spg. til planlægningsgruppen: Hvor meget tid får hver arb.gr.?

Punkter til kommende D-møder

...

Punkter til kommende GF

  1. Udfordringer med leje af fælleslagerlokaler
  2. Udfordringer med modtagvagten og emballagevagten
  3. Den ny chaufførkoordinering
  4. De manglende chaufførmedhjælpere
  5. FRB genåbning og VAL næstenåbning
  6. KBHFF engros status
  7. Den gode historie fra besøget i VES, hvor mange nye meldte sig til fælles tjanser
  8. Letsgo-rabat for kun at bruge dem til alle vores turer
  9. Løssalgsregistrering
  10. Emballagestatus