Distributionsmøde januar 2018

Arbejdsgrupper > Distributionsgruppen > Distributionsmøder > Distributionsmøde [måned] [år]
Oprettet 24/11 2017, sidst opdateret 30/1 2018

Hvornår:	Mandag d 29 Januar klokken 17:00-19:00
Hvor:	KPH enghavevej 80-82
Kommer:	Julie, Iniz (kl.17-18.30), Jonathan, Kathrine, Aurore, Snerle
Afbud:	Annegrete
Mad:	Alle medbringer en ret til fællesspisning
Mødefacilitator:	Jonathan
Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:	Referent: Kathrine Opretter næste møde: Julie

DAGSORDEN

1. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)

Hvis opgaven ikke er løst, eller den har givet anledning til nye problematikker, som skal vendes i gruppen, skal det tages som et punkt på dagsordenen under Nye punkter og ikke her.

Opgaver

Opgave	Ansvarlig	Status
Mailvagt ( fast punkt ) for december	Jonathan?	Jonathan har tjekket mails.
Skriv det på koordineringsdagsorden i Januar	Snerle	Hvad vedrører dette punkt?
Skriv en besked til Kathrine	Jarl	Hvad vedrører dette punkt?
Julie skriver til kommunikation at grøntoverblik er en mulighed, sammen med LinkedIn og infotomaten.	Julie	Punktet udsættes til næste gang.
Create a page for next distributionsgroup meeting	Julie	done

2. Godkendelse af referat fra sidst
Hvis ikke der er indvendinger kan referatet godkendes.
REFERAT
Der blev spurgt til, hvorfor regninger nogle gange betales for sent. Problemet er, at Carina ikke kan betale en regning uden en underskrift fra et bestyrelsesmedlem. Lige for tiden er de fleste bestyrelsesmedlemmer nye, of derfor betales regningerne nogle gange for sent.

3. Næste møde - tid og sted

Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)
Onsdag d. 26. februar 2018 hos Annegrete (?)

4. Nye punkter

Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer.

Nr.	Titel og beskrivelse (hvad går punktet ud på?)	Hvem	Type	Tid (min)
A	What about the cash and døgnboksaftale with Merkur? Who will communicate on that? Drøftes på det koordinerende møde.	Julie	Diskussion	10 min
B	Membership postponed to 30th of April. We can communicate on that! Den årlige kontingentbetaling flyttes til 1. maj 2018. Det er en del af den nye forretningsplan.	Julie	Info	5 min
C	Any news from the departments about google business cards? Hver afdeling har modtaget fysisk brev fra google, hvor vi skal bekræfte adressen. Afdelinger skal rykkes for et svar.	Julie	question	5 min
D	Fælleslageret plads til løssalgsvarer - Økokallasets ting Økokallaset: opbevarer ting til deres udekøkken på fælleslageret, som fylder meget, og som tilsyneladende ikke bruges så ofte. Jonathan vil tage kontakt for at høre om tingene kan blive flyttet eller om der kan blive ryddet op. Julie foreslår at lave en oversigt over de forskellige muligheder for at tage vagter, som kan vises ifm. intromøder.	Jonathan	diskussion	10 min
E	Fælleslagervagter søges Vi skal gøre mere ud af at reklamere for fælleslagervagter til intromøder. Vagterne kan gøres fleksible, hvis man f.eks. ikke har mulighed for at være der hele vagten fra kl. 8:45-15:00. Vi forsøger os med mulighed for at prøve en enkelt fællesvagt.	Jonathan	info	2 min
F	' Prøvekanin' for selv-sammensatte poser jf. beslutning på generalforsamlingen. Østerbro vil gerne forsøge. hvordan kommer vi videre? Jonathan siger, at det kan klares rent praktisk ved at tage kontakt til indkøbsgruppen, men det kommer til at kræve lidt arbejde. Julie siger, at det bliver muligt med det nye IT-system. Julie informerer IT-gruppen om at Østerbro ønsker at være prøvekaniner.	Iniz	diskussion	5 min
G	IFCO kasser regnskab - hvordan gør man? hjælp ønskes	Jonathan	Spørgsmål	2 min
H	Permanent lukning af afdelinger YN CHR VAL inkl fjerning fra diverse oversiger (ugens pose)	Jonathan	Spørgsmål	2 min
I	Den nye persondataforordning - skal de enkelte afdelinger gøre noget ift. dette, eller håndteres det centralt? Gennemgå medlemsliste og slette passive medlemmer fra vores liste. Vi taler nærmere om kort før loven træder i kraft d. 25. maj 2018.	Kathrine	Spørgsmål	5 min
J	Vesterbro is experiencing problems with our mail and need some help. Julie har et forslag til at løse problemet.	Snerle	question	2 min

5. Hvad er der sket på distribution@kbhff.dk? (TIL INFO 5-10 min)
Mailansvarlige udfylder tabellen nedenfor forud for mødet. Alle skal læse det hjemmefra. Vi tager enkle opklarende spørgsmål. Hvis noget skal vendes i gruppen, skal det skrives på som et nyt punkt.

Emne	Beskrivelse
Papirsposebestillinger	Jonathan har købt papirsposer
Chaufførkoordinering	(som altid)
Fælleslagerkoordinering	(som altid)
Manglende modtagevagter
Koordinering med indkøberne	(som altid og oftes vedr. ugens pose)
Ekstern
Maillisten	[skriv hvem som er tilføjet, og hvem som er fjernet i perioden]
Intern

Der er løssalgsvarer som Jonathan gerne vil videredistribuere til afdelingerne. Vi videreformidler i vores respektive afdelinger.

6. Nyt fra afdelingerne mm. (20 min.)

Repræsentanterne fra de respektive afdelinger kan give en kort melding om hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende henvises til at oprette et seperat punkt på dagsordenen.

Afdeling	Status	Distributionsgruppens kommentar
Amager
Sydhavnen
Vesterbro	Der arbejdes på at få afdelingen til at fungere bedre.
Frederiksberg	Afdelingen i Vanløse har lokaleproblemer for øjeblikket, så de deler lokaler med Frederiksberg afdelingen. Hvad er status ift. at få egne lokaler igen?
Vanløse	Vanløse afdelingen deler lokaler med Frederiksberg. Planen at Vanløse afdelingen skal være i Hus Forbi's lokaler i Vanløse.
Østerbro
Nørrebro	Flere nøglemedlemmer har meldt sig ud, så Julie har travlt med at få afdelingen til at fungere.
Ydre Nørrebro	Afviklet.
Nordvest

7. Eventuelt

Eventuelt er til punkter, som opstår på mødet. Har man punkter til dagsordenen, skrives de under punkt 4. Nye punkter. Der opstår altid eventuelt punkter i forbindelse med punkt 6. Nyt fra lokalafdelingerne.
...

Opgaver

Opgave	Ansvarlig
Julie	Julie skriver til Kommunikationsgruppen at grøntoverblik er en mulighed, sammen med LinkedIn og infotomaten.
Snerle	Der mangler repræsentanter fra Amager og Nordvest. Snerle tager kontakt til disse to afdelinger.
Julie	Opretter dagsorden til næste møde.
Julie	Sender en beskrivelse af fælleslagervagten til Jonathan.
Alle	Informere afdelingerne om løssalg. Reklamere for fælleslagervagter i afdelingerne.
Julie	moves all remaining members from Ydre Nørrebro to Nordvest: immediately for these that have paid kontingent in 2017 + send an email, and ask Torsten for the others to make sure that no one reactivates an account in ydre norrebro
Julie	Investigates problem of controlling kbhff.dk email accounts (how to reset passwords, etc) - try to find who has access to the only super admin user ("admin").Shut down ydre norrebro email account / automatic reply redicrecting to nordvest?

Beslutninger

Emnefelt	Beslutning
Økokallaset	Jonathan kontakter dem mhp. at flytte deres ting/rydde op.

Punkter til koordineringsmøde 26/2

[find punkter fra sidste og skriv dem ind her]

[Overskrift]

[beskrivelse]

Punkter til kommende D-møder

[find punkter fra sidste og skriv dem ind her]

Punkter til kommende GF

[find punkter fra sidste og skriv dem ind her]