| Hvornår: |
Kl. 17:30 mandag den 4. april (HUSK der er koordineringsmøde bagefter) |
| Hvor: |
KPH-Projects 3.sal i workshoppen Enghavevej 80 C, 2450 KBH SV |
| Kommer: |
Jonas (Amager), Liv (Amager) - jeg kommer først kl. ca. 18, KirstenBL (Ø), Carsten (VAN); Charles (NV), Mette (ny - Valby), Danielle (bestyrelsen), Marianne (NV), Annegrete (Ø), Morten (IB), Jarl Asger (sydhavnen) |
| Afbud: |
Kasper (N; Barsel), Morten (YN - sygdom) |
| Snacks: |
Alle medbringer en ret til fællesspisning i forbindelse med koordinerinsmøde |
| Ordstyrer: |
Jonas |
| Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien: |
Liv |
| Afdeling |
Nyheder |
Distributionsgruppens kommentar |
|---|---|---|
| Amager |
Det går fint. Vores butiksgruppe har måtte tage sig af mange andre tjanser end de sædvanlige butiksgruppe-ting, så som team-link, intro-gruppe og løssalgsansvar, som tidligere har været udenfor butiksgruppens ansvar. Det fungerer dog stadig godt, da vi har en stærk butiksgruppe. Vi har fået en fast aftale om brug af nogle indendørs lokaler frem for udestuen, som vi har været i indtil nu. Det er rigtigt dejligt, da vi er tættere på at kunne have faste fællesspisninger. Onsdag d. 13. april har vi medlemsmøde med opvarmning til generalforsamling. |
|
| (Frederiksberg) |
||
| Islands Brygge |
Det går fint. Vi kunne godt tænke os lidt flere medlemmer til vores teams og at sælge lidt flere poser. Vi håber sommeren vil hjælpe. Vi overvejer om vi kan bruge Facebook gruppen til at skabe mere dialog mellem medlemmerne. |
|
| Nordvest |
Logistikken kører som smørt og stemningen i NV er positiv. Frugtsposesyningsprojektet pågår. Lidt knas med opdatering af NV-WIKI hvorfor der internt i NV søges en IT-supporter. |
|
| Nørrebro |
På sidste butiksgruppemøde blev det besluttet at samle team/butiks-links til et fællesmøde for at løse udfordringer med fremmøde til vagter. Der arbejdes på at finde grunden til et ikke stigende antal poser siden der normalt er 15+ til intromøde hver anden uge. |
|
| Vanløse |
Ikke så meget nyt, vi glæder os bare til der kommer noget forårsgrønt |
|
| Vesterbro |
Vesterbro har ikke deltagelse ved mødet i dag, har ej heller opdatering på dagsordenen, men har skrevet mail om et vellykket afdelingsmøde og at de arbejder på at finde en distributionsrepræsentant. Se desuden punkt på dagsordenen |
|
| Ydre Nørrebro |
Hej folkens. Beklager endnu et afbud -februar/marts har været led mht virusangreb! - Jeg arbejder stadig på at finde en suppleant. Afdelingen kører ok og der kommet gode kræfter til butiksgruppen - jeg følger lige op på de manglende chauffører fra YN |
|
| Østerbro |
Det går godt - ikke problemfrit, men alligevel godt!! I går blev der syet frugtposer, oprindeligt inspireret af NV på mødet for butiksgrupperne før avlermødet i efteråret(Annegrete var med). - vi har sammen med 3 frivillige i NABO Østerbro(hvor vi har husly) udviklet en aftale, hvor medlemmer af NABO kan blive medlemmer hos os, på sædvanlige vilkår, men uden arbejdspligt. Alle er glade. Desuden har vi fået et medlem i NABO's bestyrelse (vi vil gøre meget for at fastholde vores gode sted). Butiksgruppen har besluttet, at vi vil fortsætte med at have forøget mængde løssalg (forsøg i januar til marts). Lidt begyndervanskeligheder, men stort set er det gået godt. Vi tror, at det nye tilbagemeldingsskema vil løse det meste. Fællesspisning sidste onsdag i måneden er fortsat et hit:) |
|
| Sydhavn |
Jarl Asger beretter på mødet: Sydhavnen har længe været under forventet gns posebestilling og har haft en "sammenbrændt" butiksgruppe. De har d. 30. marts holdt "liv-i-afdelingen-møde"/krisemøde i afdelingen for at sætte fokus på problemstillingerne i afdelingen. Samtidig har flere fra afdelingen deltaget ved Tag-Del med deres udfordringer og deltager løbende i møder med udvikling i lokalafdelingen. Møderne har givet ny energi og butiksgruppen ser ud til at begynde at fungere. Jarl Asger er fast repræsentant med to suppleanter i Distributionsgruppen. Indtil videre har de fokuseret på at forbedre de indre linjer, så lige nu har de ikke arbejdet på at finde repræsentanter til chauffør- og fælleslagerteam. Det vil de gøre, når der er mere stabilitet i afdelingen. |
|
| FÆST-teamet |
Nyheder |
Distributionsgruppens kommentar |
| Chaufførerne |
Vores flyer i alle grøntposerne i uge 8 gav absolut ingenting - nul reaktioner. Lige en lille status på, hvor mange aktive chauffører hver afdeling har: Vanløse 4, Østerbro 3, Nørrebro, Vesterbro og Amager 2, Islands Brygge 1, Ydre Nørrebro, NordVest og Sydhavn 0. VI MANGLER FOLK! Charles efterlyser en beskrivelse af medhjælpertjansen kommer på Wiki under vagtplan sammen med de andre vagtbeskrivelser for fælles-tjanser. |
Vesterbros butiksgruppe skal gøres opmærksom på at de har udfordringer med deres modtagevagter og åbning af skolen i forbindelse med skoleferier. Det var et problem både i vinter- og i påskeferien. |
| Fælleslageret |
Vi har kun lige akkurat nok medlemmer til at dække vagterne ind. Det vil sige, at det går godt. Vi er som regel mellem 3 og 5 på vagt om onsdagen. 3 kan kun lade sig gøre, hvis det er erfarne fælleslagervagter. Men der kommer nye i ny og næ, og det er ofte venner af andre fælleslagervagter, så det er godt. Her er en optælling af hvilke fælleslagervagter fordelt på de forskellige afdelinger. NB:4 YN:5 NV:5 AMA:6 ISB:6 SYD:0 VES:2 VAN:5 ØB:6 Det kan overvejes om der skal være bedre repræsentation fra de store afdelinger. |
|
| Projekter |
Nyheder |
Distributionsgruppens kommentar |
| Engrosgruppen |
| Opgave |
Ansvarlig |
Status |
|---|---|---|
| Kontakte Vesterbro med andet trin i håndsrækningsproceduren, ved at sende mail til butiksgruppen med forventning om repræsentation ved næste distributionsgruppemøde. |
Annegrethe |
Annegrethe har været i kontakt med Kristian fra butiksgruppen, men der er intet nyt |
| Kontakte bestyrelsen og spørge om dato for næste koordineringsmøde. Forslag om at holde det d. 4. april |
Liv |
Tjek - mail sendt til distributionsgruppen om datoen. |
| Skrive til Sydhavn om Håndsrækning med besøg d. 9. marts i åbningstiden |
Liv |
Tjek |
| Tredje Håndsrækningstrin med besøg hos Sydhavn d. 9. marts |
Carsten og Liv |
Tjek |
| Sende opfordring om lokal debat op til GF ud til afdelingerne |
Jonas? |
Jeg har ikke sendt det, da dagsordenen ikke er klar før en uge før GF, desværre. |
| Undersøg mulighed for køleskab i afdelingerne til æg |
Alle afdelingsrepræsentanter |
N: Vi har mulighed for at have køleskab. A: Vi flytter lokaler hvert uge, så det er ikke sikkert, vi har adgang hver uge. IB: Tjekker op på det NV: Har plads til et køleskab VAN: Har plads Ø: Har plads Sydhavn: Har plads |
| Undersøg mulighederne i reglerne for æg og køletid |
Jonas |
Jonas har snakket med Anders fra bestyrelsen og derigennem vores jurist. Der har vist sig et smuthul, som undersøges gennem en kontaktperson. Venter på svar fra kontaktperson. Det bliver nok svært at komme udenom køl. Se mere om ægge-historikken i tidligere referater. |
| Kontakt bestyrelsen om mulighed for midler til opstartsstormøde med Frederiksberg og Valby |
Jonas |
Der har ikke været møde med bestyrelsen siden Jonas kontaktede Danielle, men hun vurderer, at der kan afsættes lidt midler. |
| Skriv udkast til mail til Valby og Frederiksberg + invitation til stormøde - send begge dele videre til distributionsgruppen |
Jonas |
Tjek. |
| Emne |
Beskrivelse |
|---|---|
| Ny kontrakt med KPH-Projects |
Efter henvendelse på mailen, har der været kontraktmøde mellem KPH og KBHFF, hvor jeg (Jonas) deltog som FK. Resultatet var ny kontorpladser i flexrummet og flere nøglebrikker mod en lidt billigere husleje. Vi kan stadigvæk leje de samme mødelokaler i som før. |
| Bestillinger af æblemost |
Der har været et par henvendelser vedr. bestilling af æblemost. Jeg har forsøgt at forklare, at bestillingen skal ske til indkøb, så de kan skrive det på pakkesedlen. Det er lettere frustrerende, at det ikke var forstået ude i afdelingerne. |
| Ny i distributionsgruppen |
Der har været et par mails, som skulle ud til hele gruppen, men som endte i distributionsindbakken. |
| Ny på fælleslageret |
Sammen med fælleslager teamlink, Katrina, er der over mailen blevet udviklet en introduktionsbesked til nye medlemmer på fælleslagerteamet. |
| Ny skabelon til mail til fælleslagervagterne |
Jeg har lavet en skabelon til mails til fælleslagervagterne. Skabelonen kan også bruges til officielle beskeder fra distributionsgruppen. Hvis ikke man kender til skabeloner i gmail, så spørg mig om hjælp, hvis nogen skal bruge skabelonen. |
| Salgsdata |
En studerende har forespurgt indkøbsgruppen om salgsdata, som de har videresendt til os. Jeg har sagt, at de kan give ham adgang til alle ugens poser og selv udtage data derfra. Det har han fået. |
| Årskalender |
Nørrebro spørger efter en årskalender. Jeg har svaret, at vi har lukket årets sidste to uger. Og at afdelinger skal melde lukket derudover med minimum 2 måneders varsel. |
| Nr. |
Navn og beskrivelse (hvad går punktet ud på?) |
Hvem |
Type |
Tid (min) |
|---|---|---|---|---|
| A |
Sommerferie 1. maj oprettes afhentningsdage for juni og juli. Så deadline for tilbagemeldinger fra afdelingerne må være næste D-møde 25. april. Jeg foreslår, at vi skriver en fælles besked til afdelingerne om det og tager det med tilbage til butiksgruppemøderne. Derudover bør vi have en kontaktperson, som samler tilbagemeldingerne, hive fat i afdelinger, som ikke svarer og giver besked videre til Louise fra komunikation, som opretter afhentningsdagene. Og så bør vi fortælle det på koordineringsmødet også. Vesterbro og Sydhavn kan slå sig sammen på fælleslageret, hvis de vil det. Vi foreslår, at Louise er ansvarlig for at indsamle denne information fra afdelingerne. I udgangspunktet er det afdelingerne der melder tilbage til hende. Jonas laver en mail, der sendes ud til afdelingerne om dette. Vi vender med Louise om hun er ansvarlig og samtidig opretter vi en kolonne i afdelingernes kommentarfelt til næste møde. |
Jonas |
Diskussion + beslutning |
5 |
| B |
Nyt bestillingsskema med løssalgsfaktor Alexander fra Indkøbsgruppen har udviklet et bud på et nyt bestillingsark og løssalgsfaktor under sparring med mig, der skal gøre det lettere at trække antallet af posebestillinger direkte fra online-systemet, mens afdelingerne stadig kan komme med ønsker til differentierede ekstraposer til løssalg, fællesspisninger, intro mm. Jeg har sendt arket ud på mail, så I må gerne se på det inden næste møde. Det kan også findes her. Samtidig er der en opfordring til, at vi laver en ensretning rækkefølgen, som afdelingerne bliver listet henholdsvis på onlinesystemet, køreruterne og i bestillingsarket. Kan vi gøre noget ved det? Punktet vil blive taget med videre til koordineringsmødet, hvorefter det nye ark forhåbentlig kan blive sat i værk. Kirsten kommenterer, at der mangler en præcisering af dato for bestilling, så det ikke står spredt på arket, men står tydeligt ved den indtastede bestilling. Forslag om at intro- og arrangementfeltet bliver nulstillet uge for uge, så der altid er friske opdateringer. Det kan samtidig sikre, at det er intro- og arrangementsgrupperne, der opdaterer. Præcisering i skemaet af, hvad der skal opdateres ugentligt og hvad der er en fast faktor. Overførsel af den udspecificerede del af ekstra poserne til pakkesedlen, så det er tydeligt for pakke- og kassevagter, hvad poserne skal bruges til. |
Liv |
Diskussion |
15 |
| C |
Sydhavnen 3. håndsrækning Afdelingen har fået den tredje håndsrækning. Hvordan gik det med vores fremmøde i afdelingen? Er der sket forbedringer? Skal Sydhavnen sættes på pause? Sydhavnen holdt krisemøde 30. marts. Hvordan gik det? Det har været en stor hjælp med håndsrækningsprocedurerne, og vi tror på, at der sker noget. Vi har set en meget positiv effekt af det fysiske fremmøde af Carsten og Liv i afdelingen. Vi vil gerne sætte nogle mål for hvornår der kan skabes mere posesalg i afdelingen. Vi opfordrer til at sætte ind på reklame for afdelingen nu her inden asparges og forårsgrønt begynder og komme. Vi snakker om at vende dette på første møde i Distributionsgruppen efter sommerferien. Løbende kan der sættes gennemsnitlige antal posebestillinger pr. måned ind i dagsordenen. Til dette møde skal der også være sket forbedringer i forhold til opdatering af wiki med butiksgruppemøder og flere repræsentanter på fællestjanser |
Beretning, Diskussion, Beslutning |
10 |
|
| D |
Vesterbro 1. håndsrækning Vesterbro bør have fået første håndsrækning fra distributionsgruppen. Hvordan er det gået? Vesterbro er fint repræsenteret med to schusffører men har kun to fælleslagervagter og ingen distributionsgruppe-repræsentant. Hvad med i de andre fælles arbejdsgrupper? Skal Vesterbro have anden håndsrækning? Marianne og Annegrethe fortsætter arbejdet med kontakt til afdelingen. |
Annegrete + Jonas |
Diskussion |
10 |
| E |
Mails vedr. opstart af nye afdelinger Der har været sendt mail ud vedr. opstart af nye afdelinger. Er der spørgsmål kommentarer til det skrevne? Ida fra kommunikationsgruppen har tilbudt at skrive en nyhed til hjemmesiden, som kan være klar til på onsdag. Jeg vil foreslå, at vi sender mails ud samtidig med, at nyheden kommer på hjemmesiden. Her er de forskellige udkast til mails til KBHFF FRB, Valby, Brønshøj-Husum og Indre By Gmail - Mail til KBHFF Valby.pdfGmail - Mail til KBHFF BH.pdfGmail - Mail til KBHFF FRB tidligere butiksgruppe.pdf Gmail - Mail til KBHFF FRB tidligere medlemmer.pdfGmail - Mail til Stockholmsgave Centrum (Indre By).pdf Vi snakker om, at procedurerne til mail og invitation har været fint. |
Jonas |
Kommentarer på tilsendte |
5 |
| F |
KBHFF Indre By * ELLER * Opstart af nye afdelinger Forhåbentlig kommer der en repræsentant eller to fra børnehaven. I så fald handler dette punkt om:
Jonas har snakket med lederen af børnehaven i Indre By, som ikke kunne deltage i dag. Lederen vil gerne gå videre til bestyrelsen fra børnehaven, men har været noget frustreret over forløbet, da han føler, han har lagt kræfter i at forsøge at starte noget op uden at møde opbakning fra KBHFF. Vi snakker om at vente og se, hvad der sker med bestyrelsen. Ellers må vi snakke om opstart af nye afdelinger.
Jarl Asger kommenterer, at vi skal være varsomme med at starte nyt op i Valby på en måde, så det ikke udtømmer de gode kræfter fra Sydhavn. Dette kan blandt andet ske ud fra en velovervejet geografisk placering af afdelingen. |
Jonas |
Samtale |
45 |
| G |
Evt. intro for nye i distributionsgruppen Med tanke på alle de mange nye i gruppen, vil jeg foreslå, at vi laver en velkomstbesked til nye i distributionsgruppen og evt. at vi finder en velkomstkontaktperson. Indkøb har haft succes med at have velkomstansvarlige, altså nogle som altid tager imod nye i gruppen og sætter dem ind i arbejdet. Det kunne være fint med noget a la en vagtbeskrivelse, hvor vi fortæller om distributions-indbakken og distributions-maillisten, fælleslager- og chaufførkoordineringen, og hvad vi ellers laver og har ansvar for. Skudt til næste møde - Jonas laver et udkast. |
Jonas |
Diskussion, evt. beslutning |
5-10 |
| EVT.1 |
Diskussion om muligheden for en anderledes/differentieret posetype. Forslag om mere løssalg eller en test af nye posetyper over sommerferien, hvor medlemmerne selv pakker poserne. Der er risiko for at man ved løssalg uden forudbestillinger kommer til at have et stort overskud, som ikke bliver solgt, spild. Vi vil gerne se nogle statistikker fra Østerbro over hvordan det fungerer hos dem med deres løssalg. Der kommer forslag om at supplere posen om vinteren med tørvarer i stedet for at have mange rødder og kål, så der i stedet kunne komme speltgryn, quinoa eller lignende om vinteren. Det er vigtigt at man sætter nogle retningslinjer for, hvad der så skal være i poserne. Forslag om at lave ekstraløssalgsbestillinger med forudbetaling. Det kræver at der er en organiseret bestilling af løssalg. Forslag om mindre poser om vinteren til kun 70 kr. eller bedre deleordningerne i afdelingerne. |
Charles |
||
| EVT. 2 |
Evaluering af ansættelser Danielle opfordrer til at alle kommer med tilbagemeldinger om ansættelser til evaluering. Deadline er d. 6. april |
Danielle |
| Opgave |
Ansvarlig |
|---|---|
| Indhente sommmerferie-lukkeuger eller hvilke afdelinger som går sammen for alle afdelinger. |
Alle |
| Lægge beskrivelse af medhjælper-chauffør-tjansen på wiki |
Carsten |
| Fortsat undersøgelse af muligheder for æg i afdelingerne |
Jonas |
| Sende mail om sommerlukning til afdelinger |
Jonas |
| Fortsat kontakt/håndsrækning til Vesterbro |
Annegrethe og Marianne |
| Lave udkast til intro-procedurer til nye medlemmer i distributionsgrupperne |
Jonas |