Distributionsmøde november 2016
| Hvornår: |
Søndag 6. november klokken 14:00 til 20:00 Vi holder møde fra 14-18 med indlagte kaffepauser, og der er mulighed for at spise sammen derefter. Kaffe og kage kan købes på stedet. |
| Hvor: |
Blå Congo, Brønshøjvej 14, Brønshøj www.blaacongo.dk |
| Kommer: |
Jonas (Amager), Ida (Vesterbro),Charles ,(NV),Marianne(NV), Liv(Amager) Jarl Asger (sydhavn) |
| Afbud: |
Pernille (Ø), Kasper (NB) |
| FÆLLESSPISNING. Vi prøver noget nyt! |
Sammenspisning foregår ved, at vi tilmelder os individuelt til Blå Congo's regulære søndags arrangement, der starter kl. 18. TILMELD DIG DIREKTE PÅ www.blaacongo.dk, på tlf. 51921170, eller via Blå Congo's FaceBook side. |
| Ordstyrer: |
Jonas |
| Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien: |
Liv (skrives i kursiv) Beslutninger skrevet med fed og kursiv |
Dette møde er et af vores halvårlige lange møder, hvor vi tager emner op, som vi ellers ikke når at komme til bunds med på de ordinære møder!
DAGSORDEN
1. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)
Hvis opgaven ikke er løst, eller den har givet anledning til nye problematikker, som skal vendes i gruppen, skal det tages som et punkt på dagsordenen under Nye punkter og ikke her.| Opgave |
Ansvarlig |
Status |
|---|---|---|
| Lave doodle om næste møde: 5. + 6. + 12. + 13. + 19. + 20. november er i bud |
Pernille |
tjek |
| Lave forkromet overblik over, hvad der er op og ned i engros |
Jonas og Liv |
(tjek) - se punkt på dagsordenen |
| Følge op på Kathrines opgave |
Jonas |
tjek |
| Kigge på frivilligjob.dk |
Jonas |
tjek |
| Skrive til Carsten |
Liv |
tjek |
| Skrive til Indkøbsgruppen om Kieselgarden og demetercertificering |
Jonas |
tjek |
| Skrive til Jarl-Asger om skur-punkt + opsamling af team-link-møde |
Jonas |
tjek |
| Skrive mail til teamlinks om avlermøde |
Liv (med sparring fra Pernille, Jonas og Jonathan) |
tjek |
| Skrive ti Charles om mulighed for at lave konceptpapir til Kongelunden |
Jonas |
tjek |
| Byde velkommen til nye Vesterbro-medlemmer i centrale arbejdsgrupper |
Jonas + Liv |
tjek |
2. Godkendelse af referat fra sidst
Hvis ikke der er indvendinger kan referatet godkendes.
Dagsorden for distributionsmøde oktober 2016
Marianne stiller spørgsmål tegn ved, hvor afdelingerne skal skrive deres IT-kontaktpersoner op. I YN har de ikke en samlet team-oversigt, hvor arbejdsgrupper/butiksgruppen
Marianne stiller spørgsmålstegn ved, om der er kommet en aftale med Let's go om glatbanekursus. Det kommer på som opgave.
Supplerende til referatet:
Ida fortæller: Der var flot fremmøde og der havde været godt oplæg til at få folk til at møde op. God mad og fine oplæg om Vesterbros rolle i de fælles opgaver. Det lykkedes at hverve 6 medlemmer og en suppleant: 1 til distribution (plus suppleant), 3 til indkøbsgruppen og 2 til fælleslageret. Alt i alt et vellykket arrangement.
Distributionsgruppen er overordnet glade for arrangementet, og at vi nåede vores mål med hvervning af medlemmer til fælles arbejdsopgaver.
3. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)Vi har koordineringsmøde d. 28. november, hvor vi overvejer hvorvidt der skal være normalt møde eller kort møde. Det beslutter vi i slutningen af mødet d.d.
Vi beslutter at mødes kl. 18.
Ellers har vi næste normale møde d. 30. januar, hvor der også er koordineringsmøde.
4. Nye punkter
Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer.| Nr. |
Navn og beskrivelse (hvad går punktet ud på?) |
Hvem |
Type |
Tid (min) |
|---|---|---|---|---|
| A |
KBHFF Engros (fra tidligere) På sidste møde aftalte vi, at Jonas og Liv udarbejder et dokument et forkromet overblik over, hvad der er op og ned i engros. Dokumentet lægges her på wiki, så sart det er klar. Her kan ses oversigt over diskussioner og beslutninger omkring KBHFF Engros fra start til nu: diskussions- og beslutningsdokument. På dagens møde bør vi diskutere og træffe beslutning om følgende tre punkter: - Kan KBHFF Engros indgå i IFCO-kassesystemet? Liv foreslå at følgende ting bliver overvejet som baggrund for diskussionen:
Der bliver stillet forslag om, at Engros betaler sig fra at låne sig ind på IFCO-systemet, så eventuelle tab kan blive refunderet. Det betyder stadig principielt, at vi bryder aftalen med IFCO. Der er behov for at få klarlagt vores aftale med IFCO. Derfor afsætter vi en læsepause til at læse Jonas' oplæg om IFCO-aftalen, som kan findes her: Dokument om aftalen med IFCO. Distributionsgruppen finder interesse i at KBHFF Engros indgår i IFCO-systemet, men det kræver, at der er en klar samhandelsaftale mellem KBHFF og KBHFF Engros, der klarlægger de økonomiske forhold mellem KBHFF og Engros. Distribution beslutter, at der først kan diskuteres en samordning af kasse-systemet, hvis KBHFF Engros kan fremvise en samhandelsaftale med deres kunder, som viser, at der ikke vil ske tab af IFCO-kasser til Engros' kunder og at Engros hæfter for tab af kasser. Distributionsgruppen ser desuden en udfordring i at holde økonomierne mellem KBHFF og KBHFF Engros adskilt, da der om nødvendigt må ske en handel af kasser mellem KBHFF og KBHFF Engros. Trods distributionsgruppen ser nogle økologiske fordele i en samordning, ser vi nogle økonomiske udfordringer i at holde forretningerne adskilt. En måde at sikre at KBHFF ikke kommer til at miste penge ved et eventuelt tab af kasser, kan for eksempelvis sikres ved, at der bliver gjort jævnlig status på tabet og at der bliver sat en grænse for hvor stort tabet må være. Dette skal skrives i en samarbejdsaftale mellem KBHFF og KBHFF Engros. - Hvordan forholder distributionsgruppen sig til KBHFF Engros bud på forskellige driftsmodeller? Ifølge Engros’s udkast til forretningsplan bliver der stillet forslag om to driftsmodeller:
Distributionsgruppen finder det vigtigt, at den beslutning, der er truffet på generelforsamlingen og ført til referat, at KBHFF Engros skal være et datterselskab. Med det forstår vi, at der er tale om to uafhængige foretagender, hvorfor frivillige fra KBHFF ikke skal arbejde for KBHFF Engros - hverken vagter på fælleslageret eller distributionsgruppens frivillige. Dog vil vi ikke være rigide i vores opdeling, så er der brug for en ekstra hånd enten hos KBHFF eller KBHFF Engros, mens den anden part har ledige hænder, kan man godt hjælpe hinanden. En vigtig pointe i dette er, at både KBHFF og KBHFF Engros skal være forsikrede, så hvis der sker arbejdsulykker, så kan begge parter hjælpe både frivillige og ansatte. - Skal distributionsgruppen komme med en indstilling til næste generalforsamling omkring Engros? På kommende generalforsamling er det desuden vigtigt, at der bliver truffet beslutning om KBHFF Engros' fortsatte virke. En vigtig del af det er at KBHFF Engros skal præsentere deres regnskab, så vi ved, hvorvidt foretagende egentlig styrke omsætningen af grøntsager og dermed støtter avlerne. Distributionsgruppen beslutter at læggerop til, at de og Engros i fællesskab udarbejder en samarbejdsaftale mellem KBHFF og KBHFF Engros. Denne samarbejdsaftale skal bruges som beslutningsforslag på kommende generalforsamling til, hvordan KBHFF Engros skal forsætte fremadsigtet. Ting distributionsgruppen indtil videre lægger vægt på skal indgå i en samarbejdsaftale: - Krav om forsikring - Brug af KBHFF-logo (vi mener ikke, at KBHFF Engros kan bruge logoet, så længe der ikke er aftale herom) - Klar aftale om brug af IFCO - Klare økonomiske forhold mellem KBHFF og KBHFF Engros Der skal derfor træffes beslutning om samarbejdsaftalen på kommende generalforsamling om en samarbejdsaftale. Alle tre punkter vil blive uddybet på mødet. Under vores diskussion af punkterne fandt distributionsgruppen desuden frem til, at vi er uforstående overfor den beslutning, der er ført til referat om at Engros skal være et datterselskab, da flere til mødet ikke erindrer at være blevet præsenteret for et sådant forslag. Distributionsgruppen opfordrer i den sammenhæng til, at referater altid bliver godkendt på kommende generalforsamlinger, hvilket ikke er praksis på nuværende tidspunkt. |
Liv + Jonas |
Diskussion |
60 |
| B |
Ændringer i bestillingsprocedure: drop at runde op Efter henvendelse fra Christian fra Vesterbro, har der kørt flere mailkorespondancer med indkøb per mail, om hvorvidt vi behøver at runde op til nærmeste 5 antal grøntposer, når der bestilles. Formålet med at droppe at runde op er at mindske spild, i det afdelingerne kan styre præcis, hvor mange poser de får. Indkøb skriver, at vi runder op for at gøre det nemmere for fælleslagervagterne, og beslutningen herom er taget helt tilbage fra starten af KBHFF. Da vi ofte får varer i skæve enheder, f.eks. 700 g eller 450 g, så ender den endelige bestilling til hver afdeling alligevel med at være et skævt tal. Dog vil omtrent halvdelen af enhederne for ugens pose være i 1 kg eller i stk, og så bliver det mere simpelt, når der leveres i mængder deleligt med fem. Jeg skrev derfor til indkøb, at hvis vi skal droppe at runde op, så det er deleligt med fem, så skal vi gøre det i en prøveperiode, hvor vi på en eller anden måde kan vurderer, om det er en belastning for fælleslageret, eller om det ikke gør den store forskel. Skal vi prøve det af for en periode? Skal vi evt. vente og sige, at vi først prøver det af, når vi har en bedre bemanding på fælleslageret? Og hvordan finder vi ud af, om det overhovedet mindsker spildet i afdelingerne? Skydes til et senere møde |
Jonas |
Diskussion |
30 |
| C |
Registrering af salg af løssalg Emnet er oldgammelt men værd at tage op igen. KBHFF Frederiksberg registrere salget af løssalg, hvilket bruges til at vurdere mængderne af løssalg, der skal bestilles til afdelingen. Jonathan har i sin tid udviklet et skema til registreringen, og det er herunder. Jeg har mødt mange løssalgsvagter, som savner et sådan skema. Det vil kunne give en masse nyt salgsdata, der kan være relevant for indkøbere og løssalgsansvarlige. I skemaet noteres også, hvor meget der er doneret efter luk. Det er interessant ift. indsatser for at minimere spild (jf. punktet ovenfor). Blanket til løssalgsregistrering.pdf Skydes til et senere møde |
Jonas |
Diskussion |
20 |
| D |
Kassemester erfaringsudveksling Bogholderen har flere gange tidligere ønsket et arrangement for alle kassemestrer, hvor han kan hjælpe med oplæring i at udfylde kassemesterkladden korrekt. Det er en stor opgave for en person at stå for. Men er der interesse i afdelingerne for et sådan arrangement, kunne vi i distributionsgruppen tilbyde at stå for det. Skydes til et senere møde |
Jonas |
Diskussion |
20 |
| E |
Fælleslagerbemandingen har det hårdt - måske vi skal tænke ud af boksen Der er kommet nye fælleslagervagter til, men der er faldet flere fra. Vi bliver nød til at gøre en større indsats for at hverve flere fælleslagervgater. Jeg opfordrer altid fælleslagervgaterne til at tage med til intromøder og fortælle om tjansen. Det virker ofte, men det er sjældent, at de kan. Det vil være rigtig rart med en opdatering på, hvem som arbejder med introduktion i hver afdeling! Jeg har vendt udfordringen ude på kontorfællesskabet. Det bedste løsningsforslag jeg har fået, er at prøve at kontakte forskellige organisationer, som har medlemmer der skal aktiveres på den ene eller anden måde. Vi har snakket om at aktivere ældre ensomme mænd (via ældresagen), flygtninge og/eller autister med arbejde på fælleslageret (og evt også som modtagevagter og chauffører, nu de er så svære at finde). Det kræver at de ikke har en svækket fysik. Hvis det kan være de samme personer hver uge, vil vi også undgå flere fejl, da selv de mest erfarne og skarpe fælleslagervagter glemmer opgaverne med de 8 ugers mellemrum. Jeg forestiller mig tre til fire faste fra en anden organisation plus to-tre frivillige fra KBHFF på fælleslageret. Det er et stort skridt at tage, men hvis det kan fjerne det evige ondt i maven over, at der ikke er nok fælleslagervagter, chauffører og modtagevagter, så er det måske ikke så dumt. Jeg vil mene, at det kræver en GF-beslutning. Men der skal laves et forarbejde, og så er det vel med at komme igang nu. (Charles tilføjer- og indleder diskussionen herom) Inspireret af et besøg på asylcentret Kongelunden, foreslår jeg at vi kunne invitere asylsøger med på en slags uformel praktik opgave. I bytte for nogle timers pakketjans + refusion af busbilleten kunne de f.eks. få ugens pose med hjem. De kommer til at opleve det danske foreningsliv, vi får hjælp;= Win-Win! Asylansøgere er ivrige efter kontakt og meningsfyldt beskæftigelse, hvortil kommer, at de kun har få penge til kost. Charles præsenterer sit og Mariannes besøg hos asylcenter Kongelunden og på baggrund af det drøfter distributionsgruppen mulighederne for et samabejde. Vi ser rigtigt gode muligheder for at kunne have en fast aftale med asylansøgere fra Kongelunden og beslutter derfor at lade Charles fortsætte opbygningen af et samarbejde med Kongelunden. Vi skal dog være opmærksomme på, at asylansøgerne ikke må regnes som en permanent arbejdskraft på lageret, selvom de er på team-oversigten. Vi skal derudover have fundet ud af, hvordan de kan "betales" for deres indsats. |
Jonas + Charles |
Diskussion |
60 |
| F |
Beslutningsprocesser vedr. udvikling i KBHFF På generalforsamlingen i 2012 blev der på forslag fra faciliteringsgruppen ved konsensus besluttet en hel del omkring møder og beslutningsprocesser i foreningen. På GF 2014 fik vi helt nye vedtægter og en ny organisationsstruktur. Nye beslutningsprocesser blev implementeret med den nye struktur, men en del gik i glemmebogen - især tankerne bag debat- og udviklingsmøder. Jeg mener, hvis vi vil udvikle foreningen, bør vi have fat i nogle af disse tanker igen. Bl.a. kunne det have hjulpet på hele processen med KBHFF Engros, hvis der havde været nogle debat- og/eller udviklingsmøder som del af processen, så flere ville have blevet hørt. Der er rigtig mange gode tanker bag forslaget fra 2012, og i forbindelse med arbejdet med at skrive medlemshåndbog, har det være nyttigt at kunne læse om tankerne bag de forskellig mødetyper. Det er dog helt klart, at vi på ingen måder lever op til de forventninger foreningen satte til sig selv dengang. Jeg har derfor skrevet nye beskrivelser af de møder vi har i foreningen til håndbogen. Jeg har inddelt møderne på en anden måde, som passer bedre til den organisationsstruktur, vi vedtog i forbindelse med de nye vedtægter og organisationsomlægning i 2014. Jeg forsøger at beskrive forventningerne til møder og beslutninger, så de er til at leve op til for foreningen. Jeg vil gerne diskutere det, som jeg har skrevet, med hele gruppen, med det formål at finde ud af, om vi skal tage det videre til beslutningspunkt på en generalforsamling og evt. hvordan. Jeg mener ikke selv, at der skal vedtægtsændringer til, men ligesom vi har en håndsrækningsprocedure med forventninger til afdelingerne, kan foreningen have godt af at have nogle faste beskrivelser af mødetyper (som udviklingsmøder, debatmøder og visionsmøder) og deres formål, der kan bruges som værktøj til at udvikle foreningen og til at træffe bedre beslutninger i forenignen. Det blev desuden besluttet i 2012, at alle grupper skulle lave beslutningsoversigter, så det var nemt for andre at se, hvad gruppen har besluttet med tiden. Det gøres heller ikke i dag. Er det realistisk, at alle grupper vil kunne dette, når vi primært er frivillige medlemmer af foreningen? Bør der evt. træffes beslutning om ikke at lave beslutningsoversigter? Kan vi gøre noget andet for at tydeliggøre beslutningerne, der træffes? Er det ikke nok, at der informeres om gruppernes arbejde på koordineringsmøderne? Her er link til forslaget fra konsensusgruppen fra GF 2012 Her er udsnit fra medlemshåndbogen for grupper med beskrivelse af møderne i KBHFF: Meldlemshåndbog sider om møder.pdf Her er en hurtigt lavet oversigt over ændringerne fra 2012 beslutningen til, hvordan det foregår i dag: beslutningændringer 2012 til 2016.pdf Vi skyder punktet, men vil præsentere det på et kommende koordineringsmøde, hvor vi håber på at kunne oprette en projektgruppe, der i fællesskab kan lave et forslag til kommende generalforsamling om en klar beslutning om beslutnings-processer. |
Jonas |
Diskussion |
Lang tid |
| G |
Evt. Chauffør-status Vi har fået udfyldt og kører efter en fast vagtplan frem til 14. december ved hjælp af det nye registreringssystem. Det er dejligt. Og vores joker-chauffører er ikke sat på tre vagter i hver, så de kan stadig træde til ved afbud. Vi mangler dog stadig en chaufførkoordinator. Der er blevet skrevet et "job-opslag", som kommer ud på kbhff.dk snarest. Opgaven er primært at man ca. fire gange årligt sender en mail ud med vagtbesætningens-skemaet, at man laver en vagtplan, at man bestiller First, hvis ikke der er dækning på en onsdag. Jarl Asger skriver et opslag til frivilligjob.dk med sigte om at hverve en ekstern person til at tage tjansen som chauffør-koordinator. Vi beslutter, at vi på næste distributionsgruppemøde finder ud af, hvem der skal tage tjansen for den kommende periode. |
|||
| H |
5. Hvad er der sket på distribution@kbhff.dk? (TIL INFO 5-10 min)
Mailansvarlige udfylder tabellen nedenfor forud for mødet. Alle skal læse det hjemmefra. Vi tager enkle opklarende spørgsmål. Hvis noget skal vendes i gruppen, skal det skrives på som et nyt punkt.| Emne |
Beskrivelse |
|---|---|
| Vanløse og emballage |
Vanløse har emballagen stående i kælderen, og de har ikke emballagevagt. Derfor her der været en mailudveksling for at finde en løsning, så chaufførerne ikke skal ned og hente kasser op. Frederik en ung ansat i cafeen, vil gerne hjælpe med at bære kasser op. Det har været diskuteret, hvorvidt hans nummer skal gives til chaufførerne og hvad tid emballagen afhentes. |
| Chaufførers status |
En aktiv chauffør fra Østerbro er blevet sat passiv, hvorefter jeg satter chaufføren som betalt, hvorefter nogen satte hende aktiv (altså ikke betalt). Det er godt nok, at afdelingerne rydder op i medlemmerne, men chauffører og andre som tager tjanser på fælles teams, skal selvfølgelig ikke sættes som ikke betalt, når de er aktive og har betalt kontingent. Alle aktive chauffører kan ses på en liste på chauffør wikien under distributionsgruppens wiki. |
| Chaufførvagter er koordineret |
Alle chaufførvagter er som sagt besat frem til jul. Der har været en del mails frem og tilbage for at få det endeligt på plads. Det vil være rart med en chaufførkoordinator så hurtigt som muligt, nu hvor Carsten har trukket sig, og jeg sidder tilbage med alle mailsene. /Jonas |
| Julelukket |
Det er besluttet over mail, at vi holder lukket 21/12 og 28/12. Afdelingerne har indtil slut november, til at melde, om de vil holde lukket 4/1. Udgangspunktet er, at vi holder åbent 4/1. |
6. Nyt fra afdelingerne mm. (20 min.)
Repræsentanterne fra de respektive afdelinger kan give en kort melding om hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende henvises til at oprette et seperat punkt på dagsordenen.| Afdeling |
Nyheder |
Distributionsgruppens kommentar |
|---|---|---|
| Amager |
Vi har haft en hyggelig og velbesøgt fællesspisning onsdag d. 2. november. Men vi vil gerne høre erfaringer fra andre afdelinger, om hvordan I får oprydning og rengøring til at fungere efter fællesspisninger? Desuden havde vi vellykket vinsmagning af europæiske, økologiske/biodynamiske/natur- vine i forbindelse med fællesspisningen, og afdelingen overvejer at begynde at sælge vine til spisninger eller som en månedlig forudbestilt vare. Vi har lige fået et medlem ind, som vil stå for yoga-undervisning i afdelingen, hvilket vi ser frem til. Vi planlægger halvårligt medlemsmøde d. 7. december. |
|
| Frederiksberg |
Distributionsgruppen savner opdatering fra afdelinger - vi sender en mail om ønske om feedback |
|
| Nordvest |
Intromøderne er altid velbesøgte, men antallet poser synes ikke at udvikle sig i takt hermed. Vi ligger på godt 30 poser om ugen i snit og vil gerne tilbage på 40+. Samarbejdet med andre ligesindende organisationer i nabolaget forstærkes løbende :-) |
|
| Nørrebro |
Distributionsgruppen savner opdatering fra afdelinger - vi sender en mail om ønske om feedback |
|
| (Valby) |
||
| Vanløse |
Distributionsgruppen savner opdatering fra afdelinger |
|
| Vesterbro |
Ida fortæller: Det var et fint afdelingsmøde, og der er blevet holdt styregruppemøde, hvor der er snak om en julefest. |
Ida er orienteret om hun gerne må udfylde status-punkter |
| Ydre Nørrebro |
Distributionsgruppen savner opdatering fra afdelinger - vi sender en mail om ønske om feedback |
|
| Østerbro |
Annegrete og Østerbro har deltaget i en lille film, der skal bruges til |
|
| Sydhavnen |
Vi er endnu ikke oppe på det ønskede pose niveau. Men vi har for første gang længe holdt et medlemsmøde, og der blev udelt lidt ansvar til andre end butiks gruppen. Info om penge til arrangementer. |
|
| FÆST-teamet |
Nyheder |
Distributionsgruppens kommentar |
| Chaufførerne |
||
| Fælleslageret |
7. Eventuelt
Eventuelt er til punkter, som opstår på mødet. Har man punkter til dagsordenen, skrives de under punkt 4. Nye punkter. Der opstår altid eventuelt punkter i forbindelse med punkt 6. Nyt fra lokalafdelingerne....
8. Opgaver
| Opgave |
Ansvarlig |
|---|---|
| Skrive til Let's Go om mulighed for glatbanekursus + elbiler |
Jonas |
| Spørge Torsten om sms-ordning |
Jonas |
| Skrive udkast til Engros-opsamling til bestyrelsen |
Charles |
| Læse Charles' Engros-opsamling og godkende |
Alle |
| Skrive opslag på Frivilligjob.dk |
Jarl-Asger |
| Skrive til afdelinger om påmindelse om at skrive status på distributionsgruppe-dagsordenen |
Annegrete |
Punkter til koordineringsmøde
... Beslutnings-processer i KBHFF
Punkter til kommende møder
...
- Chaufførkoordinator-status - har vi fundet én eller skal vi have en distributionsgrupperepræsentant til at tage tjansen for januar, februar, marts?
- Opsamling på Engros til bestyrelsen
- Samarbejdsaftale med Engros - hvem skal sidde med i gruppen?