Koordineringsmøde d. 28. november 2016

Klokken 17:00(17:30) - 21:00

KPH Projects, Enghavevej 80-82, 3. sal, indgang i gården
Alle medbring en lille ret til en stor fællesspisning

Tilmelding

Kommer:	Louise (kommunikation), Jonas (distribution), Liv(distribution), Annegrethe(Distribution), Danielle(bestyrelsen), Eline(Indkøb), Kirsten(indkøb), Jarl-Asger(distribution)
Afbud:

Møder før fællesspisning

Lokalemuligheder på 3. sal: Møde 1 (8 personer), Møde 2 (8 personer), Workshop 3. sal (14 personer), T-rum (mange personer)
Lokalemuligheder på 4. sal: Møde 4 (14 personer)

Arbejdsgruppe	Lokale	Tid	Link til dagsorden
Arrangementsgruppen
Dataanalysegruppen
Distributionsgruppen	Workshop 3. sal	18:00 - 19:00	Dagsorden for distributionsmødet
Indkøbsgruppen
Kommunikationgruppen	Møde 1, 3. sal	17:00 - 19:00	Dagsorden til kommunikationsgruppens møde

Program

før 19:00 Møder i de fællesarbejdsgrupper
19:00 fællesspisning
19:45 koordineringsmøde
20:30 evt. snak i grupper
21:00 vi går hjem

Dagsorden

0. Navnerunde (3 min.)

Kort præsentation af, hvem der er til stede fra hvilke grupper + 'jeg føler mig som følgende grøntsag'

1. Valg af referent og mødefacilitator (1 min.)

Liv tager referat - skrevet i kursiv
Jarl-Asger er ordstyrer

Jonas og Louise har forsøgt at omstrukturere dagsordenens punkter lidt og derfor gennemgår vi strukturen på mødet.
Vi diskuterer strukturen af beslutningspunkterne på denne dagsordens-skabelon.

Punkt 2 skal tænkes som beslutninger, der skal behandles i en gruppe, inden der kan stilles beslutningsforslag. Det vil måske typisk være udviklings- eller driftspunkter, der ikke strider med vores vedtægter eller målsætninger som forening, så de af den grund bør tages op på en generalforsamling. Disse beslutningsforslag kan der træffes beslutning om i plenum.
Disse punkter skal forberedes inden mødet, hvorfor beslutningerne kun sker på tværs af møderne.

Punkt 3 kan indeholde små beslutninger, der kan ske direkte på mødet.

Det sidste niveau af beslutninger er som tidligere nævnt generalforsamlingsbeslutninger.

2. Beslutningspukter (10 min.)

Alle grupper kan komme med foreslag til beslutninger på koordineringsmødet. Koordineringsmødet kan ses som den "daglige" generalforsamling. Det er her, der kan træffes beslutninger på vegne af hele KBHFF, hvis der er konsensus. Som regel vil punkterne til beslutning have været vendt i en gruppe på et foregående koordineringmøde. Punkterne skal meget gerne være velbeskrevede forud for mødet, så alle har bedst mulighed for at forberede sig.

Emne	Baggrund	Beslutningsforslag	Organ (bestyrelse, arbejdsgruppe eller fk)

Der har ikke været punkter til beslutning til dagens møde.

3. Info fra bestyrelsen og de fælles arbejdsgrupper (30 min.)

Hver gruppe informere om, hvad der sker i gruppen af relevans for resten af KBHFF. Hvis gruppen ønsker at vende et emne med en, flere eller alle andre grupper nævnes det her - men tages bagefter. Her tages kun opklarende spørgsmål.

Gruppe	Info	Koordineringsmødets kommentarer
Bestyrelsen	- Ansættelse af ny bogholder, Karina. Freelance og har derfor andre små opgaver sideløbende med KBHFF. Hun er under oplæring hos Jonas Boye. - Jonas Boye stopper og flytter til Aalborg. Der er forslag om en juleafslutning, hvor der kan være mulighed for at tage afsked med Jonas. - Bestyrelsen starter arbejdet op med planlægning af GF allerede i december.	Vi flytter punktet om juleafslutning til diskussion i grupper. Distributionsgruppen opfordrer til at bestyrelsen sender en mail til alle arbejdsgrupper med ønske om input til GF
Arrangementsgruppen		Koordineringsmødet savner lidt input fra gruppen. Jonas G vil gerne snakke med arrangementsgruppen om status. Vi ønsker at sætte status på næste koordineringsmødes diskussion.
Dataanalysegruppen		Gruppen er netop blevet opløst på baggrund af en vurdering af, at gruppens arbejde ikke var nødvendigt. Jonas G påtager sig at melde lukningen af gruppen ud til alle intro-grupper Kommunikationsgruppen er blevet opfordret til inkludere noget af denne gruppes arbejde i form af evaluering, altså lidt som evalueringskorpset tidligere har lavet. Kommunikationsgruppen vil gerne tage opgaven på sig, men det kræver flere hænder i gruppen først.
Distributionsgruppen	På baggrund af beslutningsprocesserne omkring oprettelsen af Engros og hvordan forløbet var, har distributionsgruppen set nærmere på beslutningsprocesser i KBHFF. Det vil vi gerne diskutere. Distributionsgruppen har spørger bestyrelsen til status på mobilepay, da distributionsgruppen er i tvivl om, hvorvidt de skal have en rolle i det. Der er blevet stillet forslag om at droppe oprunding af antallet af bestilte poser, så det er deleligt med fem. Det vil gøre det muligt at undgå store mængder løssalgsposer, som ikke bliver solgt, og samtidig kontrol med antallet af løssalgsposer, fordi det vil være et fast antal. På Frederiksberg har de succes med at registrere løssalg. Kan vi implementere dette i alle afdelinger? Forslag om at have en 'ønsk en grøntsag', der kan bruges til at medlemmerne har mulighed for at indgive en top-5 om grøntsager Distributionsgruppen savner repræsentation fra Vanløse og YN. Er der repræsentanter fra andre grupper, der kan tage det med til disse afdelinger Amager har fået henvendelse fra et måske kommende medlem, der tilbyder kompetencer i fødevareteknologi og fødevaresikkerhed. Er det noget bestyrelsen eller andre kan bruge?	Danielle svarer at der har været kontakt til Danske Bank om mulighed for konto hos MobilePay og bestyrelsen vil teste ordningen i NV. Danielle oplyser at det er Anders Jensen fra bestyrelsen, der tager sig af det, så der er ikke mere oplysning om det lige. Først efter testperioden vil distributionsgruppen blive involveret. Drop at runde op bliver flyttet til diskussionspunktet Løssalgsregistrering flyttes til diskussionspunktet Ønsk en grøntsag kommer på diskussion Kirsten fra Vanløse vil tage det med til til afdelingen. Liv vender tilbage til Amager med svar om, at der ikke umiddelbart er opgaver lige nu, men med opfordring om, at hun melder sig ind som normalt medlem og kan opskrives som ressourceperson.
Indkøbsgruppen	Indkøbsgruppen skulle have evalueret avlermøde, men vil gøre det på næste møde Der skal laves plan for 'Hungry Gab', der er perioden hvor der er lavt med friske grøntsager. Her afsætter avlerne en fast mængde grønt, som de kan stille med over vinteren. Det er der ved at være styr på. Indkøbsgruppen vil gerne bede om hjælp fra kommunikationsgruppen til at få respons på grøntsagerne til avlerne
Kommunikationsgruppen	Gruppen arbejder på at revitalisere sig selv, da Gruppen arbejder med at få arkiveret billeder og videoer, som vi har rettigheder til at bruge. Det betyder, at man kan kontakte kommunikationsgruppen, hvis man ønsker billeder. Danielle opfordrer kommunikationsgruppen til at skrive en kort nyhed om ansættelsen af Karina	Kommunikationsgruppen

4. Info fra de ansatte (5 min.)

Frivillighedskoordinatoren (FK) og bogholderen har 5-10 minutter til at informere koordineringsmødet om alt relevant vedr. deres arbejdsopgaver.

Emne	Hvem	Beskrivelse
Erfaringsudvekslingsmøde for intro-grupper	Jonas G/ FK	I 15. januar afholder FK, Louise (praktikant) og Mia (Komm) erfaringsudvekslingsmøde mellem introduktionsgrupperne fra alle afdelinger. Eline vil gerne komme med input til fastholdelse af medlemmer
Medlemshåndbøger	Jonas G/ FK	Jonas er forhåbentligt færdig til næste koordineringsmøde, når han har fået input fra korrekturlæsere.

5. Snak i emnegrupper (30 min.)

Hvis grupperne har givet udtryk for, at de ønsker at møde og snakke med andre grupper om et emne, så tages det her. Hver emnegruppe skrive et kort referat til, hvad der blev snakket om og evt. aftalt grupperne imellem.

Emne	Hvem?	Grupper	Referat
Beslutningsprocesser (vedr. udvikling) i KBHFF På generalforsamlingen i 2012 blev der på forslag fra faciliteringsgruppen ved konsensus besluttet en hel del omkring møder og beslutningsprocesser i foreningen. På GF 2014 fik vi helt nye vedtægter og en ny organisationsstruktur. Nye beslutningsprocesser blev implementeret med den nye struktur, men en del gik i glemmebogen - især tankerne bag debat- og udviklingsmøder. Jeg mener, hvis vi vil udvikle foreningen, bør vi have fat i nogle af disse tanker igen. Bl.a. kunne det have hjulpet på hele processen med KBHFF Engros, hvis der havde været nogle debat- og/eller udviklingsmøder som del af processen, så flere ville have blevet hørt. Der er rigtig mange gode tanker bag forslaget fra 2012, og i forbindelse med arbejdet med at skrive medlemshåndbog, har det være nyttigt at kunne læse om tankerne bag de forskellig mødetyper. Det er dog helt klart, at vi på ingen måder lever op til de forventninger foreningen satte til sig selv dengang. Jeg har derfor skrevet nye beskrivelser af de møder vi har i foreningen til håndbogen. Jeg har inddelt møderne på en anden måde, som passer bedre til den organisationsstruktur, vi vedtog i forbindelse med de nye vedtægter og organisationsomlægning i 2014. Jeg forsøger at beskrive forventningerne til møder og beslutninger, så de er til at leve op til for foreningen. Jeg vil gerne diskutere det, som jeg har skrevet, med hele gruppen, med det formål at finde ud af, om vi skal tage det videre til beslutningspunkt på en generalforsamling og evt. hvordan. Jeg mener ikke selv, at der skal vedtægtsændringer til, men ligesom vi har en håndsrækningsprocedure med forventninger til afdelingerne, kan foreningen have godt af at have nogle faste beskrivelser af mødetyper (som udviklingsmøder, debatmøder og visionsmøder) og deres formål, der kan bruges som værktøj til at udvikle foreningen og til at træffe bedre beslutninger i foreningen. Det blev desuden besluttet i 2012, at alle grupper skulle lave beslutningsoversigter, så det var nemt for andre at se, hvad gruppen har besluttet med tiden. Det gøres heller ikke i dag. Er det realistisk, at alle grupper vil kunne dette, når vi primært er frivillige medlemmer af foreningen? Bør der evt. træffes beslutning om ikke at lave beslutningsoversigter? Kan vi gøre noget andet for at tydeliggøre beslutningerne, der træffes? Er det ikke nok, at der informeres om gruppernes arbejde på koordineringsmøderne? Her er link til forslaget fra konsensusgruppen fra GF 2012 Her er udsnit fra medlemshåndbogen for grupper med beskrivelse af møderne i KBHFF: Meldlemshåndbog sider om møder.pdf Her er en hurtigt lavet oversigt over ændringerne fra 2012 beslutningen til, hvordan det foregår i dag: beslutningændringer 2012 til 2016.pdf	FK + Distribution	Alle	Vi beslutter ikke at diskutere på dagens møde. Jonas, Danielle og Louise aftaler at mødes og diskutere punktet, så der kan laves et beslutningsforslag til næste koordineringsmøde.
Snak om Juleafslutning	Bestyrelsen + distributionsgruppen	Alle	Vi snakker om, at der er mulighed for at invitere til Julehygge på Farendløse, men bliver enige om, at det er bedst at holde arrangementet i København. Danielle og Louise vil planlægge et arrangement og finde en dato.
Drop at runde op	Distribution	Alle	Vi diskuterer, at det kan give udfordringer på fælleslageret. Derfor vil vi gerne undersøge behovet først, ved at undersøge spild i afdelingerne. Derfor vil vi gerne have registrering af løssalg i en peirode. Det mener flere, kan blive en udfordring for flere afdelinger. Men der findes et forslag...
Løssalgsregistrering	Distribution	Alle	...Jonas vil gerne sende mapper med løssalgsskemaer ud til alle afdelinger, så vi kan forsøge at lave registrering i en periode. Det forsøger vi i en testperiode.
Ønsk en grønt	Indkøb		Skydes til næste møde