Koordineringsmøde d. 30. oktober 2017
Klokken 17:00(17:30) - 21:00
KPH Projects, Enghavevej 80-82, 3. sal, indgang i gården
Alle medbring en lille ret til en stor fællesspisning
Tilmelding
Kommer:
|
Julie (Nørrebro), Louise (Kommunikation/bestyrelsen), Alexander (forretningsplan), Eline (Bestyrelse/indkøb), Jarl Asger (SYD), Cecilie (YN/Kom), Martin (Ø/forretningsplan)
Kathrine (FRB/Komm), Luna (FRB/indkøb), Sara (Ø/forretningsplan), Mia (N/komm), Alexander (forretningsplan), Vibeke (Komm), Jonathan (VAN/fælleskoordinator/distr), Eline (AMA/Indkøb/Bestyrelse), Julia (NV/Distr/Bestyrelsen), Kristina (Ø/forretningsplan/indkøb), Julie (N/forettningsplan/distr), Ina (komm), Kirsten (VAN/indkøb), Roland (NV/indkøb/forretningsplan)
|
Afbud:
|
|
Næste møde bliver 29. januar.
Møder før fællesspisning
Lokalemuligheder på 3. sal: Møde 1 (8 personer), Møde 2 (8 personer), Workshop 3. sal (14 personer), T-rum (mange personer)
Lokalemuligheder på 4. sal: Møde 4 (14 personer)
Arbejdsgruppe
|
Lokale
|
Tid
|
Arrangementsgruppen
|
|
|
Forretningsplangruppen
|
|
|
Distributionsgruppen
|
|
|
Indkøbsgruppen
|
|
|
Kommunikationgruppen
|
|
|
Program
før 19:00 Møder i de fællesarbejdsgrupper
19:00 fællesspisning
19:45 koordineringsmøde
20:30 evt. snak i grupper
21:00 vi går hjem
Dagsorden
0. Navnerunde (3 min.)
Kort præsentation af, hvem der er til stede fra hvilke grupper.
1. Valg af referent og mødefacilitator (2 min.)
2. Info fra bestyrelsen og de fælles arbejdsgrupper (30 min.)
Hver gruppe informere om, hvad der sker i gruppen af relevans for resten af KBHFF. Hvis gruppen ønsker at vende et emne med en, flere eller alle andre grupper nævnes det her - men tages bagefter. Her tages kun opklarende spørgsmål.
Gruppe
|
Info
|
Koordineringsmødets kommentarer
|
Bestyrelsen
|
|
Vi snakker om god mailpraksis/beslutningstagning
|
Arrangementsgruppen
|
|
-
|
Forretningsplangruppen
|
|
Præsentation og diskussion af forslag til ny forretningsplan. Roland og Sara giver en kort orientering om hvilke planer forretningsplangruppen regner med at præsentere på en ekstraordinære generalforsamling: IT, Differentierede medlemskaber, Flere ansatte.
|
Distributionsgruppen
|
|
Vi lægger datoen for næste års avlermøde og sommerferie på næste koordineringsmøde.
|
Indkøbsgruppen
|
|
Vi må diskutere vinterlukning. Fra indkøbsgruppens side ville det være fint kun at holde lukket i uge 52. VI beslutter at holde åbent den 20. december og lukket den 27. december.
AVLERMØDE: Vi kan måske være på den økologiske produktionsskole på Nørrebro. Hvis ikke holder vi det på KPH. Kommunikation laver FB/hjemmeside udkald til at tilmelde sig som frivillig.
|
Kommunikationsgruppen
|
|
Kommunikationsgruppen arbejder fortsat på at bruge de penge der blev afsat ved sidste generalforsamling.
Snakkede om nye krav til IT. Julia foreslår at vi aktiverer vores LinkedIn-gruppe, da Aarhus FF har en fin side der ser ud til at virke godt. Kommunikation kigger på det.
|
3. Info fra de ansatte (5 min.)
Frivillighedskoordinatoren (FK) og bogholderen har 5-10 minutter til at informere koodineeringsmødet om alt relevant vedr. deres arbejdsopgaver.
4. Beslutningspukter (10 min.)
Alle grupper kan komme med foreslag til beslutninger på koordineringsmødet. Koordineringsmødet kan ses som den "daglige" generalforsamling. Det er her, der kan træffes beslutninger på vegne af hele KBHFF, hvis der er konsensus. Som regel vil punkterne til beslutning have været vendt i en gruppe på et foregående koordineringmøde. Punkterne skal meget gerne være velbeskrevede forud for mødet, så alle har bedst mulighed for at forberede sig.
Emne
|
Baggrund
|
Beslutningsforslag
|
Organ (bestyrelse, arbejdsgruppe eller fk)
|
Orientering om større beslutninger/mailpraksis
|
Eline og Liv har lavet en 'mailpraksis' - / beslutningspraksis så vi bliver bedre til at orientere om større beslutninger (sommerlukket, sammenlægning af afdelinger osv.)
|
|
Bestyrelse / Eline
|
Behandling af persondata
|
Der kommer ny databeskyttelseslov i maj 2018. Den vil indeholde regler om, hvordan man må behandle persondata. Bestyrelsen er blevet gjort opmærksom på, at der er flere områder, hvor vores nuværende praksis nok er i strid med de nye regler - både i forhold til medlemssystemet og wikien.
Nåede vi ikke at snakke om.
|
Hvad vi skal gøre for at leve op til de nye regler? Hvordan danner vi os et overblik over, hvilke ændringer der skal til? Og har vi brug for ekstern rådgivning fra f.eks. en advokat?
|
Bestyrelsen
|
|
Ina fra professionshøjskolen Metropol foreslår at hendes studerende kan arbejde med 'Ugens Pose' opskriftsideer. Vibeke foreslår at oprette en ny gruppe der arbejder med nye tiltage/salg osv. Hun laver et oplæg til generalforsamlingen i marts.
|
|
|
5. Snak i emnegrupper (30 min.)
Hvis grupperne har givet udtryk for, at de ønsker at møde og snakke med andre grupper om et emne, så tages det her. Hver emnegruppe skrive et kort referat til, hvad der blev snakket om og evt. aftalt grupperne imellem.