Koordineringsmøde mandag d. 25. August 2014

Hvornår:	d. 25-8-14, kl. 17:00 - 21.00
Hvor:	Frederik's Bastion Refshalevej 28 1432 København K.
Kommer:	Marie H (kl.19)., Liv (S), Jonas (S), Andreas (Van), Charles (NV), Esther (S)Annegrete (Ø), Helle (Van), Marikka (SV), Kirsten (Van), Bente (N), Sandra (N), Mogens (YN)
Afbud:	Marianne (NV), Ane ( Ø)
Snacks:
Mødeleder:	Distribution
Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:

Program
Kl. 17-19. Arbejdsgrupperne holder deres egne møder

• Referat fra distributionsgruppemøde
• Referat fra Arrangementsgruppemøde
• Referat fra Kommunikationsgruppemøde
• Referat fra Indkøbsgruppemøde

Kl. 19-19:45. Spisning. Alle medbringer en lille ret
Tak for god mad!

Kl. 19:45. Fælles koordinering
Hver arbejdsgruppe giver en kort status på, hvad de foretager sig for tiden, hvilke problemer og udfordringer de har – Er der koordinering med andre arbejdsgrupper er det her det kan ske. Hvis det er større diskusion, kan der oprettes en lille gruppe der sætter sig og snakker om det.

Nyt fra Arrangementsgruppen
Kommende arrangementer:

• Filmvisning d. 3/9 i Valby Kino. CPH Dox filmer en live transmission af debat efter visningen. Valby Kino har tilmed udtrykt interesse for at huse en evt. Valby-afdeling, så tag alle dine Valby-venner med til filmvisningen!
• KBHFFs fødselsdag d. 13/9. Vi holder en simpel fest i fælleslageret med øl og suppe fra kl. 18.30.
• KBHFF deltager med 5-10 frivillige i Københavns store høstfest på Enghavevej lørdag d. 20/9. Carsten Hjort er tovholder.
• KBHFFs Madbyttemarked finder sted søndag d. 19/10 fra 12 til 15 i fælleslageret. Kom glad!

Nyt fra Distributionsgruppen

• Onsdag d. 20. var Fødevarestyrelsen på kontrolbesøg på fælleslageret og i en række af lokalafdelingerne. Overordnet har afdelingerne klaret det pænt, men på lageret skal der skadedyrssikres, lave adskillelse + ekstra dør til toilet, m.m. De enkelte afdelinger skal lave egenkontrol og have styr på det. Der nedsættes en selvstændig, hurtigtarbejdende gruppe, der arbejder med at få styr på alle disse ting indenfor de kommende to måneder. Der er god dialog med Fødevarestyrelsen. Alt papirarbejdet er stort set udfyldt, men hvis vi vil have nye varegrupper skal vi lave nye registreringer. Desuden skal vi lave økologi-regnskab, hvilket kræver, at alle avlerne skal skrive ØKO på fakturaen, og varerne skal kunne spores.
• Drift af fælleslageret. Hidtil har det primært været Carsten og Charles, der har stået for kontakten til de forskellige fælleslager-vagter og truckerteamet. Men der er for meget arbejde med opkald og uklare arbejdsgange. Der er brug for flere kræfter på at strukturere dette arbejde bedre og lave klarere oversigter over, hvilke personer, der kan kontaktes ifht. hvad.
• Salg af fisk er sat i bero indtil vi har styr på hygiejnen og øvrige krav.

Nyt fra Indkøbsgruppen

• Indkøbsgruppen har også problemer med kontakten med fælleslager-vagterne. Der mangler rutine og indkøbsgruppen får for mange henvendelser om onsdagen, fordi de står som kontaktpersoner. Understreger behovet for bedre arbejdsgange.
• Gruppen planlægger avlermøde til oktober. Der vil være behov for bemanding af madlavnings- og opvasketjanser til den tid. Koordineres med arrangementsgruppen.
• Vi mangler indkøbere! Vi vil gerne være flere. Det tager lidt tid at blive lært op. Så det er bare med at hverve folk, så vi kan komme igang.

Nyt fra Kommunikationsgruppen

• Er midt i et generationsskifte og mangler friske kræfter. Vi prøver at genstarte gruppen med friske kræfter i løbet af september.
• Nyt tiltag undervejs med opskrifter, råvarebeskrivelser og inspirationsfotos i forbindelse med ugens pose.

Nyt fra Økonomigruppen

• Holdt ikke møde, men vi hører, at det overordnet set går godt – omend der mangler folk fra visse afdelinger, så der er visse faktura-tjanser, der ikke bliver godt dækket.

Nyt fra bestyrelsen

• Fødevareministeren kommer besøg i fælleslageret – i første omgang var besøget planlagt til den 27/8, men er nu blevet udskudt, pga. andre møder i regeringen.
• Vi har sendt en ansøgning ind til Miljøministeriets Grønne Ildsjæle-pulje om midler til et open source medlemssystem i samarbejde med 15 andre fødevarefællesskaber over hele landet. Vi kan forvente svar i oktober.
• Medlemskontingent fra 1/1 2015 – som besluttet til generalforsamlingen, indfører vi medlemskontingent på 50 kroner fra nytår. Bestyrelsen kommer med en udmelding for implementering af dette efter bestyrelsesmødet d. 7/9.

Nyt fra ØkoHub-projektet

• Evalueringskorpset og ØkoHub har iværksat en medlemsundersøgelse, og der er rigtigt mange, der udfyldt den – og mange, der gerne vil deltage i opfølgende interviews, fokusgrupper, mm. Husk at udfylde den, hvis du ikke har gjort det endnu!
• Avlerbesøg – Marie og Emil tager ud og besøger avlerne i de kommende uger. De vil gerne invitere avlerne til at komme med til filmforevisningen d. 3/9 og evt. deltage i en debat efterfølgende for at sætte fokus på relationerne mellem land og by.

Kl. 20:30 Mingle og opfølgende snak i grupper

Etablering af hygiejnegruppe og fælleslagergruppe
I forlængelse af koordineringsmødet skal vi etablere en hurtigt-arbejdende gruppe, der kan afklare, hvad der skal til for at få fødevaregodkendt fælleslageret, og etablere det ordentligt. Janus er tovholder for denne gruppe og sørger for at indkalde til et møde primo september. I den forbindelse inviterer vi bredt ud på hjemmesiden og i nyhedsbrevet og efterspørger bl.a.:

• Folk, der styr på:
  • skadedyrssikring
  • egenkontrol-procedurer
  • håndværkere
• Grafikere, der kan hjælpe med fremstilling af
  • ark, der beskriver egenkontrol-procedure
  • ark, der giver overblik over de forskellige typer emballage, som vi modtager på lageret.