Koordineringsmøde mandag d. 28. august 2018

Hvornår:	Mandag d. 27. august kl. 19:00 - 21:00
Hvor:	KPH Projects, Enghavevej 80 C, 3. sal, indgang i gården. Ring til én anden mødedeltager, hvis der er låst.
Hvordan:	Alle medbringer en lille ret til en stor fællesspisning
Hvorfor:	For at træffe fælles beslutninger på områder, der går på tværs af afdelinger og arbejdsgrupper

FØR 19:00 - Møder før fællesspisning

Reservér et lokale til din arbejdsgruppegruppe på listen herunder. Lokalemuligheder på 3. sal: Møde 1 (8 personer), Møde 2 (8 personer), Workshop 3. sal (14 personer), T-rum (mange personer). Kommunikationsgruppen sørger for, at alle lokalerne er booket til KBHFF.

Arbejdsgruppe	Lokale	Mødestart
Arrangementsgruppen
Distributionsgruppen		17.00
Indkøbsgruppen		18.00
Kommunikationgruppen
Bestyrelsen		17.00

FRA 19:00 TIL 19:45 - Fællesspisning på tværs af arbejdsgrupperne

Alle medbragte retter findes frem, og mødedeltagerne spiser i fællesskab på tværs af arbejdsgrupper.

FRA 19:45 TIL 20:30 (ca.) - Koordineringsmøde

Til stede: Sarah, Connie, Line, Jarl Asger, Roland, Julie, Alexander, Kirsten, Katja, Ina og Snerle.
Referent: Snerle

0. Navnerunde (maks 2 min.)

Kort præsentation af, hvem der er til stede fra hvilke grupper.

1. Valg af referent og mødefacilitator (maks 2 min.)

2. Dato for næste møde (maks 2 min.)

I udgangspunktet holder vi koordineringsmøder den sidste mandag i månederne Januar, Marts, Maj, August, September og November. Det er vigtigt for foreningsdemokratiet, at vi får afholdt mindst seks koordineringsmøder om året.

3. Info fra bestyrelsen og de fælles arbejdsgrupper (maks 15 min.)

Hver gruppe informerer om, hvad der sker i gruppen af relevans for resten af KBHFF. Hvis gruppen ønsker at vende et emne i plenum eller med en eller flere andre arbejdsgrupper i en fælles emnegruppe nævnes det her - men selve snakken tages efter inforunden. Her tages kun korte, opklarende spørgsmål. Udvikler et informationspunkt sig til en diskussion, bør mødefacilitatoren bryde ind og flytte diskussionen enten til den efterfølgende plenumsnak eller en emnegruppe.

Gruppe	Info	Plenum?	Emnegruppe? Hvilke relevante grupper/personer?
Bestyrelsen	Oprettet en fundraisergruppe. vi skal skaffe penge for at køre videre rent økonomisk. Send mail ud til folket og kommunikationsgruppen som kan sprede ordet og styrke indsatsen. Indkaldelse til en fremtidsworkshop på baggrund af årsdagen for den ekstraordinære generalforsamling. Samle de aktive medlemmer i koordineringsgruppen og de centrale arbejdsgrupper plus de forskellige ildsjæle i de lokale afdelinger. Fokus på hvordan vi kan skabe stabilitet og tryghed i afdelingerne - fastholdelse. Wikien. Der har været en del udfordringer og komplikationer i forbindelse med oprettelsen af en ny wiki. Forventningen er at en ny wiki bliver oprettet i næste uge og der kort tid (om 2-3 uger) efter vil følge en instruktion til at flytte vores info og dokumenter, samarbejdsdokumenter til alle afdelinger. En del gamle ting bliver ikke flyttet med, men bliver gemt i et wikiarkiv.	Bankbokse eller ej?
Arrangementsgruppen
Distributionsgruppen	Vi har talt om en mulig plan b i forhold til wikien, hvis ikke det går med overgangen. Den er ligeledes kompatibel med plan a - se bestyrelsesinput. It-gruppen er presset, få medlemmer og mange beslutninger. Det går dog fremad omend langsomt og der mangler penge. Der kommer en clean cut overgang og ikke den flydende der oprindeligt var planlagt. It@kbhff.dk modtager gerne forslag til det nye system. Faserne forløber som aftalt. Pressemeddelse sendes ud med en oplysning om at støtteposen er oprettet kan købes fra d. 12.5.18. Distribution har lavet den fordi kommunikationsgruppen havde for meget. Den journalistiske drejning er, at det er en prøveperiode indtil nu. Ift. persondataloven skal vi opmærksomme på at udmeldte medlemmers informationer ikke ligger gemt et sted på nettet eller andre steder. Spred ordet. Dette startede en diskussion omkring udmeldingsprocessen og hvilke retningslinier vi skaber for os selv. Som det er nu har vi for meget 'ulovlig' info indtil vi kan få slettet alt som helst muligt (især gamle vagtplaner). I hvertfald indtil det bliver muligt for os at indhente samtykke. Vær opmærksom på at sprede ordet i afdelingerne. Afdelingerne står for at slette alt på wiki og googledokumenter. IT skal nok tage sig af medlemssystemet.		Hvordan og hvorledes gør vi det?
Indkøbsgruppen	Muligheden for at oprette en billigere pose. til 65 kr? Det kan lade sig gøre med det nye system såfremt indkøbsgruppen kan administrere det koordinerende og logistiske i det. Der mangler medlemmer eller eventuelt hjælp til noget af det praktiske, så der kan frigives plads til at tænke i nye baner og skaffe flere lækre grøntsager. Spred ordet i afdelingerne. Glæd jer til vindruer fra Bellingehus i posen på onsdag. Mulighed for at kunne levere øl udenfor åbningstid.
Kommunikationsgruppen			ikke til stede.

4. Info fra de ansatte (maks 5 min.)

Frivillighedskoordinatoren (FK) og bogholderen har 5-10 minutter til at informere koordineringsmødet om alt relevant vedr. deres arbejdsopgaver. Hvis noget skal vendes i plenum eller i en emnegruppe, skal det noteres herunder.

Info	Plenum?	Emnegruppe? Hvilke relevante grupper/personer?

5. Diskussion i plenum

Hvis en arbejdsgruppe inkl. bestyrelsen eller en ansat har bedt om at vende et emne i plenum, tages det nu. Giver emnet anledning til større diskussion eller tvivl, oprettes en emnegruppe til at diskutere videre. Giver emnet anledning til, at der skal tages en beslutning, og kan den tages ved konsensus, besluttes der, og det noteres under beslutningspunkter.

Emne	Beskrivelse	Koordineringsmødets kommentarer
Bankboks	På baggrund af besvarelserne fra afdelingerne, kommer bestyrelsen med et oplæg til en beslutning om fremtidige bankbokse. Det er afsindigt dyrt og for svært af skabe penge nok til at kunne betale det.	Der er en blandet stemning fra de forskellige afdelinger om, hvorvidt den kontantløse ordning der kører i de forskellige afdelinger nu. Afvejningen er at der er kontanter nok i omløb til at det kan betale sig de penge det koster at oprette en døgnboks. Der er hermed truffet beslutning om, at der ingen bankboks skal oprettes.
Avlermødet	Avlermødet skal planlægges. Julie har lavet et evalueringsark som kan bruges til fremtiden. Der er mellem 40-60 mulighed. Der er mulighed for at vi måske kan være på Metropol (KP - Københavns Professionshøjskole) og vores avlermøde kan være der. Skal vi ligge fremtidsworkshoppen samtidig med avlermødet?	Avlermødet afholdes d. 15.november og fremtidsworkshoppen (d.24/25 november). Lav en avlergruppe: Katja, Jarl Asger, Connie, Anton (ikke selv meldt sig til). Brainstorming: - Kok - Erik Martens? Lokaler: KBH Madhus, CPH Foodspace, Afuk, øko produktionsskole. Sarah videresender listen til medlemmerne.

6. Beslutningspunkter

Alle grupper kan komme med forslag til beslutninger på koordineringsmødet. Koordineringsmødet kan ses som den andenmånedlige "generalforsamling". Det er her, der kan træffes beslutninger på vegne af hele KBHFF, hvis der er konsensus. I udgangspunktet skal punkterne til beslutning have været vendt i plenum eller i en emnegruppe på et foregående koordineringsmøde. Punkterne skal meget gerne være velbeskrevne forud for mødet, så alle har bedst mulighed for at forberede sig.

Emne	Baggrund	Beslutningsforslag

FRA 20:30 TIL 21:00 (ca.)

7A. Snak i emnegrupper

Hvis grupperne har givet udtryk for, at de ønsker at møde og snakke med andre grupper om et emne, så tages det her. Hver emnegruppe skrive et kort referat til, hvad der blev snakket om og evt. aftalt grupperne imellem.

Emne	Grupper	Referat

7B. Opvask

Alle, som ikke deltager i en diskussion i en emnegruppe, tager opvasken og hjælper med at rydde af, før de går hjem.