FAQ KBHFF
0. Hjælp til hjemmesiden / help regaring the website
1. Generel håndtering ved manglende varer i levering til afdeling / Guide for repayment in case of missing goods Copenhagen Food Collective
2. Kommunikation: kit og sociale medier / Communication: kit and social media
3. Besøg fra Fødevarestyrelsen (risikoanalyse og egenkontrol)/Visit from the Danish Veterinary and Food Administration (risikoanalyse og egenkontrol)
4. Afhentning af grønne kasser / Green boxes return system
5. Stofposer / Cloth bags
6. Ugens Pose dokumentet / A document named Ugens Pose
7. Mail skabeloner, medlemsfastholdelse / Mail templates, member retention
8. Udbetaling af refundering /Payout of expenses/refund
0. Hjælp til hjemmesiden / help regaring the website
Du kan finde svar på de fleste spørgsmål vedrørende hjemmesiden her. Hvis du stadig oplever problemer så send en mail til it at kbhff.dk / You can find answers to most questions regarding the website here. If you are still experiencing problems, please send an email to it at kbhff.dk.
1. Generel håndtering ved manglende varer i levering til afdeling / Guide for repayment in case of missing goods Copenhagen Food Collective
English guide see bellow
Vores varer forhandles på forskellige måder, og de skal derfor håndteres forskelligt ved eventuelle mangler ved levering til afdelingerne. Dette er en guide til hvordan tilbagebetaling ved manglende varer bør håndteres i afdelingerne.
I skulle gerne modtage en besked via følgesedlerne (Ugens pose) fra fælleslageret, hvis der mangler varer i leveringen om onsdagen, er det ikke tilfældet og er I ikke blevet orienteret af fælleslageret, bedes I give besked til fælleskoordinatoren på fk at kbhff.dk samt indkoeb at kbhff.dk
Grøntposen (forudbetalt)
Manglende varer i grønsagsposen må kompenseres med andre varer enten fra løssalg eller fra ‘tørvarelageret’. Forsøg at finde noget der ca. rammer samme pris som den manglende vare. Hvis der mangler hele poser, kan de genbestilles som beskrevet herunder.
Kartoffelposen/frugtposen/svampeposen/grønsagsposen (forudbetalt)
Manglende kartoffel-, frugt-, svampe- og grønsagspose kan bedst tilbagebetales ved at bestillingen flyttes til en ny dato. Kontakt IT på it at kbhff.dk det er vigtigt, at I IKKE tjekker, de ikke afhentede poser af på hjemmesiden, det gør det lettere for IT at udføre deres arbejde. IT vil flytte de manglende poser to uger frem, på den måde har medlemmerne selv en uge til at flytte deres ordre på hjemmesiden.
Løssalg (forudbetalt)
Manglende varer til forudbestilt løssalg må kompenseres med andre varer enten fra løssalg eller fra ‘tørvarelageret’. Forsøg at finde noget der ca. rammer samme pris. Priser på alle varer fremgår af pakkesedlen.
Ved manglende levering af et helt vareparti, kan beløbet blive refunderet. Beslutning herom træffes af IT og bestyrelsen og udføres af økonomigruppen. De bestræber sig på at formidle beslutning herom hurtigst muligt på mail eller hjemmesidens forside.
Er du i tvivl om hvilken type returnering du har ret til? Så kontakt bestyrelsen på mail bestyrelse at kbhff.dk.
Andet løssalg
Mangler der varer til løssalg gøres der ikke så meget ud af det, men der skal alligevel gives besked, så den manglende levering ikke faktureres fra avleren. Som regel er varerne ved en fejl havnet i en anden afdeling og forhåbentlig blevet solgt der. Der gives besked til fælleskoordinatoren på fk at kbhff.dk samt indkoeb at kbhff.dk.
English
Our goods are sold in different ways, and therefore they must be handled differently in case of any shortages in delivery to the local departments. This is a guide on how to handle repayment in case of missing goods in the local departments.
General handling of missing goods in delivery to local department
You should receive a message in the delivery note (pakkeseddel “ugens pose”) from the common warehouse if there are missing items in the delivery on Wednesdays, if this is not the case and you have not been informed by the common warehouse, please notify the common coordinator (fælles koordinatoren) at fk at kbhff.dk as well as indkoeb at kbhff.dk.
Vegetable bag (prepaid)
Missing items in the vegetable bag must be compensated with other items either from sale of individual goods (løssalg) or from the 'dry goods storage'. Try to find something that is roughly the same price as the missing item. If entire bags are missing, they can be reordered as described below.
Potato bag/fruit bag/mushroom bag/vegetable bag (prepaid)
Missing potato, fruit, mushroom, and vegetable bags are best repaid by moving the order to a new date. Contact IT at it at kbhff.dk, it is important that you DO NOT check the uncollected bags on the website, as this makes it easier for IT to do their job. IT will move the missing bags two weeks ahead, this way members have a week to move the order on the website.
Sale of individual goods (prepaid)
Missing items for pre-ordered sale of individual goods must be compensated with other items either from sale of individual goods (løsslag, not prepaid) or from the 'dry goods storage'. Try to find something that is roughly the same price. Prices for all items are listed on the packing slip.
In case of non-delivery of an entire batch of goods, a refund may be issued. The decision regarding this is made by IT and the board and carried out by the finance group. They strive to communicate the decision as quickly as possible via email or the website's front page.
Unsure about the type of refund you are entitled to? Contact the board at bestyrelse at kbhff.dk.
Other sale of individual goods (løsslag)
If items are missing for sale of individual goods (løsslag), not much is made of it, but notification must still be given, so that the missing delivery is not invoiced from the farmer. Usually, the items have accidentally ended up in another local department and hopefully have been sold there. Notification should be given to the common coordinator (fælles koordinatoren) at fk at kbhff.dk as well as indkoeb at kbhff.dk.
2. Kommunikation: kit og sociale medier / Communication: kit and social media
Guide til KBHFF sociale medier / KBHFF guide for social media
Via. følgende link link findes Google mappe på fællesdrevet med flyers, illustrationer mm. til brug ved ekstern kommunikation samt skilte mm. til internt brug i lokal afdelingerne.
Via. the following link, you will find a Google folder on the shared drive containing flyers, illustrations, etc. for use in external communication as well as signs, etc. for internal use in the departments.
3. Besøg fra Fødevarestyrelsen (risikoanalyse og egenkontrol)/Visit from the Danish Veterinary and Food Administration (risikoanalyse og egenkontrol)
Ved besøg fra Fødevarestyrelsen skal den frivillige kunne følgende:
- Den frivillige skal kunne beskrive mundtligt, hvorledes varer i KBHFF håndteres forsvarligt. (Se dokumenter for risikoanalyse og egenkontrol)
- Fremvise lokalafdelingens risikoanalyse og egenkontrol (risikoanalysen er specifik for lokalafdelingen egenkontrollen er fælles for hele KBHFF)
Der bør være et fysisk eksemplar i lokalafdelingen. Alternativt kan de også findes digitalt her: https://drive.google.com/drive/folders/1tWPJJ2BjvQ_Gv0Y0ay3vReFPvqov7NNJ?usp=sharing
English guide see bellow
During visits from the Danish Veterinary and Food Administration, the volunteer should be able to do the following:
- The volunteer should be able to orally describe how goods are handled appropriately in KBHFF (see risk analysis and self-control).
- Present the local branch's risk analysis and self-control (the risk analysis is specific to the local branch, while self-control is common to the entire KBHFF).
There should be a physical copy available at the local branch. Alternatively, they can also be found here: https://drive.google.com/drive/folders/1tWPJJ2BjvQ_Gv0Y0ay3vReFPvqov7NNJ?usp=sharing
4. Afhentning af grønnekasser / Green boxes return system
English guide see bellow
Da Birkemosegård ikke længere kører for os er det vores egne chauffører der løbende tager grønne kasser med retur efter behov. Hvis I begynder at have mange i afdelingerne må I gerne kontakte fk at kbhff.dk. Så vidt muligt prøver vi at samle fra flere afdelinger på samme tur da det er lidt af en omvej at skulle forbi fælleslageret og sætte dem af på hjemvejen.
Chaufføren skulle meget gerne kontakte modtagevagterne noget tid i forvejen på dagen, så de er opmærksomme på at stille kasserne klar på gadeplan.
English
Since Birkemosegård no longer drives for us, our own drivers will to bring back green boxes as needed. If you are beginning to have many in your departments, please contact fk at kbhff.dk. We try to collect from several departments on the same trip when possible as it is a bit of a detour to have to pass the shared storage and drop them off on the way home.
The driver should contact the embers receiving vegestables on that day, some time in advance so that they are aware to have the boxes are ready at street level.
5. Stofposer / Cloth bags
English guide see bellow
Vi får syet vores stofposer på den socialøkonomiske arbejdsplads Huset Venture Storkøbenhavn ud af reststoffer fra IKEA som vi selv laver tryk på. Vi får leveret ca 200 poser årligt og de koster næsten det samme som vi sælger dem for. Derfor er det vigtigt at der kun udleveres stofposer som bytte eller til medlemmer der har bestilt dem i webshoppen.
Stofposer kan bestilles i små portioner fra fælleslageret ved at skrive til fælleskoordinator på fk at kbhff.dk.
English
We have our fabric bags sewn at the social economic workplace Huset Venture Storkøbenhavn out of leftover fabrics from IKEA that we print on ourselves. We get about 200 bags delivered annually and they cost almost the same as we sell them for. Therefore, it is important that fabric bags are only handed out as an exchange or to members who have ordered them in the webshop.
Fabric bags can be ordered in small portions from the common warehouse by writing to the joint coordinator at fk at kbhff.dk.
6. Ugens pose dokumentet / A document called Ugens Pose
English guide see bellow
Ugens Pose er lister af de varer, som KBHFF modtager om onsdagen. Ugens Pose bruges af rigtig mange medlemmer i KBHFF hver eneste onsdag: Fælleslagervagterne, chaufførerne, modtagevagterne, pakkevagterne og løssalgsvagterne. Ugens Pose omtales også som Pakkesedlen og Følgesedlen.
Teknisk set er Ugens Pose et regneark (Google Spreadsheet) med en fane for hver afdeling og en fane for Fælleslageret. Når Ugens Pose er printet bliver den i folkemunde (og i de fleste vagtbeskrivelser) kaldt for Pakkesedlen. Ugens Pose bliver printet for alle afdelinger hver uge på Fælleslageret, og disse print af faner sendes så med chaufførerne ud til lokalafdelingerne som følgesedler. På hver følgeseddel er det noteret, hvis en afdeling har fået for meget eller for lidt af en varer, eller hvis afdelingen modtager en vare, som slet ikke er kommet på Ugens Pose.
Ydermere er Ugens Pose en side på KBHFF's hjemmeside, hvor indholdet af ugens pose præsenteres i en lidt flottere form end i dette regneark.
Det er ugens indkøbere, som komponerer Ugens Pose - i fysisk form og elektronisk på hjemmesiden og her på wikien og navn og kontaktoplysninger på ugens indkøber findes nederst
Find Ugens Pose i menuen til venstre eller på hjemmesiden ude i højre side eller ved at klikke her. Nederst kan du trykke Læs mere om ugens pose >>, og hvis du trykker der, kan du også se, hvilke varer KBHFF har indkøbt til løssalg den kommende uge.
English
Ugens pose is a list of the goods that KBHFF receives on Wednesdays. Ugens pose is used by many members of KBHFF every Wednesday: the common warehouse guards, the drivers, the reception guards, the parcel guards and the bulk sales guards. Ugens pose is also referred to as the Parcel slip and the Delivery slip.
Technically, Ugens pose is a spreadsheet (Google Spreadsheet) with a tab for each department and a tab for the Joint Warehouse. When the Ugens pose is printed, it is commonly (and in most shift descriptions) called the Packing Slip. The Ugens pose is printed for all departments each week at the 'Fælleslager', and these printed tabs are then sent with the drivers to the local departments as delivery notes. On each delivery note, it is noted if a department has received too much or too little of a product, or if the department receives a product that has not been included in the Bag of the Week at all.
Furthermore, the Ugens pose is a page on KBHFF's website where the contents of the bag of the week are presented in a slightly more attractive form than in this spreadsheet.
It is the buyers of the week who compose the Ugens pose - in physical form and electronically on the website and here on the wiki and the name and contact details of the buyer of the week can be found at the bottom
Find the Ugens pose in the menu to the left or on the website on the right-hand side or click here At the bottom you can click Read more about the bag of the week >>, and if you click there, you can also see which items KBHFF has purchased for bulk sale the coming week.
7. Mail skabeloner, medlemsfastholdelse / Mail templates, member retention
Se skabelonen her/see the template here:
https://docs.google.com/document/d/16gewIUnVl3_MiSJaMSa5zmuFa-9dO0qGz7sJ1DC-Wiw/edit?usp=sharing
8. Udbetaling af udlæg/refundering/Payout of expenses/refund
Skal man have refunderet et udlæg, så kontakt økonomigruppen på okonomi at kbhff.dk og send kopi/foto af kvittering samt kontooplysninger.
Udbetaling af udlæg sker senest 3 uger efter henvendelse til økonomigruppen. Det tilstræbes dog at det sker inden for minimum 14 dage plus/minus nogle dage i tilfælde af ferie/fridage/sygdom og at der er flere godkendelser på proceduren.
English
If you need a reimbursement for an expense, please contact the finance group at okonomi at kbhff.dk and provide a copy/photo of the receipt along with your bank account information. Reimbursement of expenses will be processed within 3 weeks of contacting the finance group. However, efforts will be made to do so within a minimum of 14 days, plus or minus a few days, in cases of holidays, days off, or illness, and if there are multiple approvals in the process.
;){kind=link}