BESKRIVELSE AF BUTIKSVAGTEN

(scroll down for English)

På vagten er I én ansvarlig vagt og en eller flere hjælpevagter.
Send en sms til hinanden dagen før, så I er sikre på, at den anden kommer. I kan se hinandens telefonnumre i vagtplanen.

FØR BUTIKKEN ÅBNER

Hvis du er den ansvarlige vagt, starter vagten mellem 14.00 og 16.00, hvor du skal tage imod chaufføren, der kommer med varerne til butikken i Korsgade 19.

Chaufføren ringer til dig, senest et kvarter inden bilen er fremme. Som regel er det først klokken ca. 15.30 – du skal bare sørge for at være tilgængelig ved din telefon og befinde dig i nærheden fra klokken 14.00. (Hvis du oplever, at varerne ikke kommer, så ring til vores fælleskoordinator Jonathan Aardestrup på tlf 28 88 79 23)

Du åbner døren til butikken med vores nøgle, der ligger i en nøgleboks gemt bag postkassen ved den næste dør til venstre for "vores" dør. Der er to nøglebokse; vores nøgle ligger i den nederste boks. Du får koden til boksen at vide i forbindelse med din første vagt. NB: Nøglen kan måske drille lidt, men sørg for, at du ikke stikker den helt ind i nøglehullet, hvorefter du drejer den mod uret.

GØR KLAR I BUTIKKEN
Hvis du er hjælpevagt, starter vagten klokken ca. 15.00.

Hent vægte, stofposer og papirsposer nede i kælderen, som du finder bag døren til venstre (over for køkkenet).
Tøm stofposerne for gamle glemte grønsager og jord. Stofposerne ligger i den store sorte spand.

Hent også tørvarer som fx mel, olie, bælgfrugter og honning i kælderen. I behøver ikke tage det hele op, bare lidt eksempler, så medlemmerne kan se, at varerne er der.

Gør eventuelt noget kaffe/te klar, så medlemmerne kan få en kop, når de henter deres varer. Det skaber lidt hygge i afdelingen. Der ligger en pose kaffe i køkkenet med en KBHFF-mærkat.

NÅR GRØNTSAGERNE KOMMER
Hjælp chaufføren med at bære grøntsagerne ned i butikken. NB: Ifølge regler fra Fødevarestyrelsen må grøntsagerne ikke stilles direkte på gulvet, men skal stilles på et bord. Og husk endelig at vaske dine hænder, inden du håndterer grøntsagerne.

PAKNING
Med grøntsagerne følger en pakkeliste. På listen står der, hvor mange poser, der er bestilt, hvilke grøntsager, der skal i poserne og antal/kg. af hver grøntsag. Skriv posens indhold op på tavlen, inklusive antal/kg. ud fra hver grøntsag – så er det nemmere at pakke.

Tjek fra pakkelisten, om alle grøntsager er modtaget. Hvis der mangler nogle, står det muligvis på pakkelisten. Hvis afvigelserne er store, kan I ringe til Jonathan (28 88 79 23), men ofte er der ikke noget at gøre ved det, og så må I sammen improvisere ud fra de grøntsager, der er.

Grøntsagerne skal pakkes i stofposerne. Hvis der er en løssalgspose, skal den pakkes i et af de (orange) kartoffelnet.

Vej af og fordel grønsagerne ifølge pakkelisten i stofposerne. Læg altid de tunge grøntsager i bunden. Vej frugt, asparges og svampe af og stil dem frem ved siden af grøntsagsposerne.

Manglende grønsager
Hvis der mangler grønsager til poserne, så brug løssalgsposen som buffer. Hvis løssalgsposen får for lidt indhold, så sæt prisen ned på den, og sæt en seddel på med nedsat pris på den (vurder sammen prisen ud fra hvor mange grøntsager, der mangler i den).

Overskydende grønsager
Hvis der er grøntsager, svampe og æbler tilovers, fordeles de overskydende i de bestilte grøntposer. Tjek dog først, om nogle af grøntsagerne er beregnet til løssalg (det står på pakkelisten), fordi så er det vigtigt, at de sælges som løssalg.

NÅR BUTIKKEN ÅBNER 

Butikken åbner klokken 16.00, hvor vores medlemmer kan hente deres varer.

Hvis grøntsagerne er ankommet sent, er det ikke sikkert, I er færdige med at pakke alle poserne, men det gør ikke noget: Medlemmer, der kommer tidligt, kan bare få en de poser, der er pakket. Hvis det virkelig brænder på, kan medlemmerne eventuelt hjælpe med at pakke. Husk på, vi er et fællesskab og det vil altid være et fælles ansvar at få det til at køre rundt.

Mind medlemmerne om, at de skal aflevere den medbragte stofpose i den sorte spand. Hvis de ikke har stofpose med, kan de få grøntsagerne i et kartoffelnet. De kan evt. købe en stofpose til kr. 50 via MobilePay (84267).

Nogle gange får vi leveret overskudsbrød fra det økologiske bageri ’Det Rene Brød’. Læg det endelig frem og tilbyd det gratis til medlemmerne.

Registrering af afhentede poser
Når et medlem kommer og henter sine varer, skal det registreres i systemet. Det gør du under ‘Frivillig på arbejde’ –> ’Butiksvagt’. Her kan du se alle bestillinger og hvem, der har bestilt hvad den pågældende dag.

For at kunne betjene systemet, skal du have kassemesteradgang. Du får kassemesteradgang enten ved at skrive til norrebro at kbhff.dk eller ved at en anden vagt med kassemesteradgang giver dig adgang via sit login.

Husk at medbringe en computer eller telefon, der kan gå på nettet. Korsgades internetforbindelse hedder ”kafa-x”, og koden er: ”Korsgade19”.

Husk at registrere alle varer. Hvis fx et medlem har bestilt en grøntsagspose, en frugtpose og en svampepose, skal alle tre registreres. Du registrerer ved at klikke af ud for bestillingerne i systemet, hvorefter de fjernes fra listen.

Bestilling af næste uges poser
Hvis medlemmer spørger, om de kan bestille en pose til næste uge eller nogle uger frem, så spørg, om de kan gøre det selv, når de kommer hjem. Det er det nemmeste.

Hvis de oplever udfordringer med at bestille (fx ikke har en dansk bankkonto), kan du gøre det for dem under ’Frivillig på arbejde’ –> ’Medlemshjælp’.

Søg efter medlemmets navn i søgefeltet. Nederst på siden dukker navnet op, som du så klikker af. Herefter kan du bestille de ønskede varer ovenfor.
Husk at dobbelttjekke, at du bestiller varerne under den korrekte dato.

Når varerne er krydset af, trykker du ’Register MobilePay’ 84267 - bed medlemmet om at betale for sine varer under de korrekte koder.

Løssalg
Hvis der er varer til løssalg, kan de købes til den kg. pris, der står på følgesedlen fra fælleslageret (MobilePay 84267). Man finder den QR-kode, der står løssalg under og scanner den.

Hvis nogle medlemmer ikke har hentet varer endnu, og det er tæt på lukketid, kan du evt. som en service sende en sms til dem. Du finder deres telefonnummer ved at søge på medlemmet i menuen ‘Medlemshjælp’ under ‘Frivillig på arbejde’.
I tilfælde af problemer tilbyder vores medlem Kirsten Monrad at være behjælpelig. Hun bor ganske tæt på, og du kan ringe til hende på 22 66 65 53.

Nye medlemmer
Hvis nogen kommer forbi for at melde sig ind, byder vi dem velkommen ved at fortælle dem (kort) om Københavns Fødevarefællesskab (du kan evt. læse mere om KBHFF's historie og værdier her: https://kbhff.dk/om/), om vagterne mv.
Indmelding sker i 'Frivillig på arbejde' –> 'Medlemshjælp' –> 'Opret nyt medlem'. Indmeldelsesgebyret er 100 kr.

AFLUTNING AF VAGTEN
Butikken lukker klokken 18.00. De fleste poser er som regel hentet længe inden, og I kan sagtens gå i gang med at rydde op og gøre rent lidt inden. Så kan I hurtigere holde fri.

Sæt tørvarerne tilbage i kælderen. Send også uafhentede poser i kælderen, og send en sms med navnet på posernes ejermand til Kirsten Monrad Jensen (22 66 65 53), som kontakter dem. Hvis I vil være ekstra hjælpsomme, kan I finde medlemmernes telefonnummer og sende sms til dem direkte.

Slå de grønne kasser sammen og læg dem ned i kælderen. Tør bordene af, fej gulvet – der står koste for enden af gangen og fejebakken hænger i køkkenet over for vasken – og kør det over med en svaber, hvis det er nødvendigt. Vi efterlader altid lokalerne i god orden, da vi deler dem med en masse andre foreninger.

Lukning
Sluk lyset, lås efter jer og læg nøglen tilbage i nøgleboksen.

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Description of Shop Assistant role

As a voluntary Shop Assistant, you are either a responsible helper or one (or more) assistant helpers. Send a text to each other the day before the shift, to ensure that you’re all still onboard. You’ll find contact numbers in the Wiki work rota.

Prior to the shop opening

If you’re the responsible helper, you’ll start between 2 and 4 pm in order to welcome the driver from the Central Warehouse. The driver will arrive with the week’s vegetables for the shop at Korsgade 19.

You can expect a call from the driver at least 15 minutes before the van arrives at the shop. Normally you wouldn’t expect the delivery till approximately 3.30 pm. But make sure your phone is open and that you’re available from 2 pm onwards (just in case). You should also be in the vicinity of the shop (no more than 15 minutes away). If, for some reason, the driver doesn’t arrive, phone the KBHFF coordinator Jonathan Aardestrup on 28 88 79 23.

The door to the shop opens with a key, which you’ll find in a key box hidden behind the mailbox right next to the door on the left of our door (no. 19). There are two key boxes; our key is in the bottom box. You’ll have the code in connection with your first time as shop assistant. Be aware, that the key can be tricky. Make sure you don’t push the key right to the bottom of the keyhole. The key turns against the clock.

Readying the shop

If you’re the assistant helper in the shop, you begin your shift at approximately 3 pm.

Bring out the scales and the KBHFF heavy-duty bags, as well as the paper bags from the cellar. The cellar is behind the door on the left opposite the kitchen.

Empty the bags of any old vegetables left in them as well as any soil, as these may otherwise spoil the new vegetables. The heavy-duty cotton bags are in the big black bucket in the cellar.

Also bring out the dry goods, e.g. flour, oil, pulses and honey from the cellar. You don’t have to display everything; just some samples so members can see what’s on offer.

Possibly make some coffee and tea in case anyone wants a hot drink when they pick up their vegetable bag. This creates a bit of “hygge” for our branch. There’s always a bag of coffee marked KBHFF in the kitchen.

When the vegetables are delivered

When the Central Warehouse driver arrives, help him/her carry the vegetables into the shop. According to the Danish Food Board, the vegetables are not to be placed directly on the floor, but on a table. Please remember to wash your hands before handling the vegetables.

The packing of vegetables into bags

Along with the bulk of vegetables, an itemised list showing how many bags have been ordered and which vegetables and their weight/number go into the individual bags will have been delivered. We suggest you write the contents of the week’s bag along with the number/weight of each vegetable on the blackboard. This makes it easier to pack the bags.

Check that the received vegetables tally with the itemised list. If there are any shortages, it’ll possibly be indicated on this list. If the inconsistencies are great, you can phone Jonathan (28 88 79 23). Often, however, there is no solution, and you’ll have to improvise with the vegetables available.

The vegetables are packed into the bags. If there is an extra bag (indicated on the itemised list), it is packed in one of the disposable orange potato bags you’ll find in the cellar.

Weigh and distribute the vegetables into the bags according to the itemised list. The heaviest vegetables go in first. Weigh fruit, asparagus and fungi, and put them separately in paper bags next to the vegetable bags.

Missing vegetables
If vegetables are missing, use the extra bag as to make up the ordered bags. If the extra bag isn’t filled like an ordered bag, reduce the price of it. Mark it as reduced due to missing vegetables. Decide the price according to how many vegetables the extra bag contains.

Leftover vegetables
If there are any leftover items, be it vegetables, fungi or apples, these are distributed in the bags that have been ordered. But first make sure if any of these are meant for individual sale in the shop. Again the itemised list will indicate if this is the case. In this case, it is important, that the extra vegetables/items are sold individually.

Opening the shop

Our members can pick up their bags from 4.00 pm onwards when the shop opens.

You may not have finished packing all the bags if the vegetables were delivered late. This isn’t a problem. Early arrivals can pick up one of the packed bags. If you really feel you’re lagging behind, don’t panic; KBHFF is a cooperative and the arriving members can help you pack. It will always be a communal responsibility to make things run smoothly.

Remind the members to place their old bags in the black bucket. If they haven’t brought their bag with them, they can take their vegetables in one of the orange potato bags. They will always be able to secure a KBHFF bag at DKK 50 via MobilePay (84267).

Sometimes we might have leftover bread from the organic bakery “Det Rene Brød.” Be sure to put it out, it’s free of charge to the members.

Registration of bags picked up

Registration in our system when a bag is picked up is vital. This is done in “Frivillig på arbejde –> Butiksvagt” at our website (Voluntary work –> Shop assistant). Here you’ll find a list of all the orders, and who has ordered what on the day concerned.

To access the system, you need “kassemesteradgang” (cashier access.) You attain this by writing to norrebro at kbhff.dk or via someone who has this access giving you the same status through their login. Remember to bring a laptop or cell phone to access the Internet. The Internet connection at the Korsgade shop is “kafa-x” and the password is “Korsgade19”.

Please register all delivered items. All orders are to be registered, as in if one member has ordered vegetables, fruit as well as fungi (i.e. three separate orders.) Registration is completed by clicking next to the order in the system, whereby it is removed from the list.

The following week’s orders

If a member asks if he or she can order a bag for the following week(s) ask them if they can do it on the Internet from home. This is the easiest way.

If a member cannot order through the Internet, f.ex. if they haven’t got a Danish bank account, the shop assistant can do it on their behalf on the KBHFF website at ’Frivillig på arbejde’ –>’Medlemshjælp’ (Voluntary work –>Members’ help). Search for the Member’s name. Their name will appear at the bottom of the page, click on it and you will be able to make the order according to the Member’s wishes. Remember to check that the order is on the correct date.

When the items are ticked on the right date, you press “Register MobilePay 84267” and ask the Member to pay for his/her goods through the correct categories or by cash.

Sale of individual items

Items for individual sale can be purchased at the kg price indicated on the itemized list from the Central Warehouse. Use the QR-code indicating individual sale and scan it.

If closing time is approaching and there are bags or items that haven’t been picked up, you could possibly send a text message as an extra service. Mobile numbers are found by searching for a member in the menu ‘Medlemshjælp’ –> ‘Frivillig på arbejde’.

In the event of problems, our Member Kirsten Monrad will always offer assistance. Her cell phone number is 22 66 65 53 and she lives close by.

New members

We inform anybody dropping in to register membership about KBHFF’s concept, voluntary work, etc. (Read and update yourself on our website: https://kbhff.dk/om/).
Registration of membership is at 'Frivillig på arbejde' –> 'Medlemshjælp' –> 'Opret nyt medlem'. The registration fee is DKK 100.

Closing the shop

The shop closes at 6.00 pm. Most of the bags will have been picked up a long time before this, and you will have been able to clear up and clean a bit, leaving you free to leave quickly.

Place the dry goods back in the cellar

Any bags that haven’t been picked up are left in the cellar with a name tag on them. Send a text message to Kirsten Monrad Jensen (22 66 65 53). She will contact their owners. You can find the mobile numbers and send a text message yourself, if you are feeling extra helpful ☺

Fold the green vegetable boxes and deposit them in the cellar. Wipe the tables, sweep the floor (brooms and the dustpan and brush are found in the kitchen opposite the sink). If necessary, clean the sink with the sponge. We share the rooms with many other associations, so we try to leave them in good order.

Final steps
Turn off the lights, lock the door and put the key back in the key box.