Tjekliste Avlermøder
Avlermøde > Planlægning > Tjekliste
Oprettet 6/22014, sidst opdateret 6/22014
[]Tjekliste til planlægning af avlermøde
| Udført/ej (sæt kryds) | Indledende forberedelser | Ansvarlig person | Tidspunkt/deadline |
| Nedsætte planlægningsgruppe | | August | |
| Afholde fælles formøde og lave opgavefordeling i gruppen | | August | |
| Finde dato og sted | | August | |
| Oprette wikiside for årets avlermøde | | August | |
| Høre bogholder om årets budget | | August | |
| | | | |
| Udført/ej (sæt kryds) | Avlerne og sæsonplaner | Ansvarlig person | Tidspunkt/deadline |
| Sende invitation til avlerne + sæsonplan-blanket | | September | |
| Opdatere avlerlisten | | September | |
| Indsamle sæsonplaner fra avlerne | | Løbende | |
| Sende reminder til avlerne / kontakt direkte | | 2 uger før | |
| | | | |
| Udført/ej (sæt kryds) | Rekruttering og briefing af frivillige | Ansvarlig person | Tidspunkt/deadline |
| Finde frivillige kokke (min. to) | | August/september | |
| Evt. opdatere tjanseskemaet | | September | |
| Evt. oprette tilmeldingsformular | | September | |
| Rekruttere frivillige via opslag på hjemmesiden, sociale medier og mails | | September | |
| Sende remindere om behov for flere frivillige | | Løbende | |
| Briefing af de frivillige forud for mødet | | 1-2 uger før | |
| | | | |
| Udført/ej (sæt kryds) | Planlægning af mødedelen | Ansvarlig person | Tidspunkt/deadline |
| Finde facilitatorer og referenter | | 1 mdr. før | |
| Indsamle inputs til dagsordener fra arbejdsgrupper, avlere osv. | | 2 mdr. før | |
| Lave dagsorden for de forskellige møder | | 1 mdr. før | |
| Udsende dagsorden og program til alle tilmeldte (avlere + KBHFF-medlemmer) | | 2 uger før | |
| | | | |
| Udført/ej (sæt kryds) | Forplejning og underholdning | Ansvarlig person | Tidspunkt/deadline |
| Sætte kokkene i kontakt med hinanden, så de kan planlægge menuen | | 1-2 mdr. før | |
| Lave aftale med avlerne om donering af råvarer | | 1-2 mdr. før | |
| Indkøbe øvrige varer til middagen (mejeriprodukter, krydderier osv.) | | Ugen op til | |
| Indkøbe/bestille drikkevarer (øl, vin, most osv.) | | 1 mdr. før - ugen op til | |
| Indkøbe kaffe og te (og mælk) | | Ugen op til | |
| Evt. indkøbe/finde bordpynt, blomster, lys, servietter osv. | | Ugen op til | |
| Evt. finde underholdning til efter middagen, f.eks. live musik | | | |
| Evt. finde på icebreaker aktivitet til inden middagen | | | |
| | | | |
| Udført/ej (sæt kryds) | Efter avlermødet | Ansvarlig person | Tidspunkt/deadline |
| Indsamle kvitteringer fra mindre udlæg | | Under avlermødet | |
| Sende fakturaer og regnskab til bogholderiet | | 1-2 uger efter | |
| Evt. fordele overskudsvarer til lokalafdelingerne | | 1-2 uger efter | |
| Opdatere wikien | | 1-2 uger efter | |
| Lave opslag på hjemmesiden med referat og tak for i år | | 1-2 uger efter | |
| Evaluere arbejdet i planlægningsgruppen | | 2 mdr. efter | |
| Evt. opdatere drejebogen og/eller tjeklisten | | 2 mdr. efter |