Bestyrelsesmøde mandag d. 8. april 2019
Bestyrelsen > Bestyrelsesmøder > Bestyrelsesmøde april 2019 (1)
| Hvornår: | Mandag d. 8. april klokken 17:00-19:00 | ||||
| Hvor: | Hos Connie | ||||
| Kommer/ til stede: | Sarah, Nika, Connie, Morten, | ||||
| Afbud/ ikke til stede: | Alex | ||||
| Mad: | ?Jeg, Con, har kage og boller fra Meyers | ||||
| Mødefacilitator: | Morten | ||||
| Referent: | Sætter næste møde på wikien Og skriver referat direkte i dagsordenen i kursiv | Nika | |||
DAGSORDEN
1. Godkendelse af referat fra sidst
Hvis ikke der er indvendinger kan referatet godkendes.
http://kbhffwiki.org/tiki-index.php?page=bestyrelsesm%C3%B8de25.marts2019
Godkendt
1. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)
Hvis opgaven ikke er løst, eller den har givet anledning til nye problematikker, som skal vendes i gruppen, skal det tages som et punkt på dagsordenen under Nye punkter og ikke her.
| Opgave | Ansvarlig | Status | |||
| Plakater til GF indkaldelse | Nika | tjek | |||
| Skriv om opstilling til bestyrelse | Alexander | i gang, Connie, tjekker op | |||
| Møde med Jonathan | Nika, Sarah, Connie | tjek | |||
| Kontakt til wordpress-ekspert Ulla om drop-down menu på websiden | Alexander | tjek | |||
2. Næste møde - tid og sted
Tirsdag, 23. april - 17-19. Hvor hos Sarah
3. Nye punkter
Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. De fleste nye punkter kommer oftest fra den, som har haft mailvagt, da det er på mailen, nye opgaver ofte kommer ind.
| Nr. | Titel og beskrivelse (hvad går punktet ud på?) | Hvem | Type | Tid (min) | |
| A | Check-in runde | Alle | Info | 5 | |
| B | Generalforsamling: regnskab og budget og andre forslag. Hvem laver hvad? (Slides, dagsorden, massemail, beretning fra bestyrelsen). Ordstyrer, drikkevarer og andre vigtige opgaver - Budget og regnskab har været sendt ud, samt et forklaring og 3 forslag til at undgå underskud. Connie og Nika er for forslag 3, Roland er for forslag 1 fordi han er bange for store engangsbetallinger, Sarah kan godt lide løsning 2 pga nemt håndtering og runde tal, Morten ligger imellem løsning 1 og 3 . - Roland foreslår at halvere frugtposen og koster 30kr, hvis man vil have et hele skal man bestille 2. - Måske skal vi sætte et spørgeskema på facebook - Roland laver den. Skal stå klart at det alligevel bestemmes på GF. Vi skal være klart over for at denne år prisene skal stige, ellers fungerer det ikke (kunne være midertidlig). Morten: vi skal også sige at det er en investering at det er penge de får tilbage i form af medlemskab. Andre forslag: Alle Inas forslag og Lucie's kan godt tages op på generalforsamling, men vi skal gøre det klart at vi ikke rigtig kan implementere dem. F.ex. alle vores afdelinger har færre en 30 poser og de skal have et sted at bo, også hvis de skal betale husleje. Inas løssalg forslag skal lægges sammen - løssalgspose, løssalg og tørvare. Hendes første forslag skal specificeres. Hvem laver hvad: Nika laver endelig dagsorden inkl format på forslag og skriv til arbejdsgrupper så de forbereder sig, Sarah og Morten laver slides, Massemail skrives af Nika og Roland og sendes af Sarah, Morten skriver bestyrelsens beretning, Connie undersøger drikkevarer (engros). Spørg Iniz og Jarl Asger om at være ordstyrer- Connie | Alle | Diskussion | 45 | |
| C | Ekstern revisor - Charles har peget på fejl i dagsorden - Sarah har spurgt Uffe, og vi behøver ikke have en ext. revisor. Vi sætter den på dagsorden og forslår vedtægtsændring til GF | Sarah | Diskussion og beslutning | 15 | |
| D | Besparelser på bogholderi området - flyttet til næste møde | Sarah | Diskussion, evt beslutning | 10 | |
| E | Status på mail fra Charles, Ø, med evt. ansøgning om folkeoplysende forening - Der kommer en 10-15 min fordrag om at blive folkeoplysende forening. Kommer ikke med forslag | Roland, Alexander | Info? | 5 | |
| F | IT: fase 3a godkendelse og betaling af 3b - 3a er klar til testing - nu kan man melde sig ind! Yay! Den skal godkendes, er betalt, 3b skal betales. Sarah og Roland siger på GF at vi potentielt tager privatlån til betaling af IT hvis der er brug for det lidt sænere. Vi kan betale for fase 3b enten nu eller efter kontingent kommer ind. Vi betaler nu for Martins skyld. Fremover godkender vi før vi betaler. Vi godkender 3a. | Sarah | Beslutning | 20 | |
| G | Lån til foreningen - nyt forslag - Nyt forslag til generalforsamling: Roland skriver det | Sarah og Roland | Beslutning | 10 | |
| H | Crowdfunding (Julie's suggestion: take a decision on what final message to send to donors of the old campaign. It is not possible to get their emails and we won't be able to contact them after we deactivate the campaign. Also the money 2400 kr has been deposited in Oct. 2018 on KBHFF's bank account automatically) - Den nye kommer på fredag og folk som har betalt til den gamle får et mail at de kan få tilbage eller lade os beholde det | Sarah, Alexander | Info | 5 | |
| I | Opgaveliste, bestyrelsen - Sarah sender hendes liste til alle og Morten skriver videre på den | Sarah / Morten | Diskussion | 5 | |
| J | Oprydning i referater - Sarah rydder lidt op i dem, Referenten husker at lave et dagsorden til næste gang | Sarah | Diskussion | 3 | |
| J | Handelsbetingelser - Skal læses over/opdateres, Nika læser dem igennem | Sarah | Opgave | 3 | |
| J | Afhentningsdage i maj måned - d. 15. maj skal være den sidste dag med gamle priser, snakker videre til næste uge | Sarah | Beslutning | 3 | |
| X | Mailtjans - Alex fortsætter til næste møde | Alexander | |||
4. Eventuelt
Connies medlemskab i bestyrelsen - hun vil ikke være med næste år
Sommerferieåbent
5. Til info
Her skrives beskeder til info, som ikke behøver at blive vendt på mødet, som er gode for alle at være orienteret om.
6. Opgaver
Her samles alle opgaver fra referatet
| Opgave | Ansvarlig | ||||
| Lave spørgeskema til GF | Roland | ||||
| Svare på Inas mail | Sarah | ||||
| Skrive til Torsten om prisændringer | Sarah | ||||
| Endelig dagsorden inkl. formatering af indkomne forslag | Nika | ||||
| Slides til GF | Morten og Sarah | ||||
| Bestyrelsens beretning | Morten | ||||
| Drikkevarer til GF | Connie | ||||
| Ordstyrer til GF | Connie | ||||
7. Hvad skal vi fortælle vores ansatte?
8. Punkter til kommende koordineringsmøde