Bestyrelsesmøde mandag d. 28. januar 2019
Bestyrelsen > Bestyrelsesmøder > Bestyrelsesmøde januar 2019 (2)
| Hvornår: | Mandag d. 28. januar klokken 17:00-19:00 | |||
| Hvor: | KPH, 3. sal | |||
| Kommer/ til stede: | Roland, Sarah, Connie, Morten, Alex (skype) | |||
| Afbud/ ikke til stede: | Nika | |||
| Mad: | Alle medbringer en ret til fællesspisning | |||
| Mødefacilitator: | ||||
| Referent: | Sarah | |||
DAGSORDEN
1. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)
Hvis opgaven ikke er løst, eller den har givet anledning til nye problematikker, som skal vendes i gruppen, skal det tages som et punkt på dagsordenen under Nye punkter og ikke her.
| Opgave | Ansvarlig | Status | ||
| Husleje i Karens Hus - ikke betalt i lang tid, vi har fået rykkere i e-boksen -Morten snakker med Karens Hus | Morten | I gang | ||
| Snakke med kommunikationsgruppen om link til ny afdeling på wordpress | Nika | I gang. Nika rykker. | ||
| Opslag på hjemmesiden - vi har et nyt fælleslager + vi har en ny afdeling | Nika | OK | ||
| Udkast til vagtbeskrivelse for bestyrelsen (google docs) | Morten | Rykkes til næste møde | ||
| Skriv svar til mailtråden omkring løssalg | Nika + Connie | OK | ||
| Svar til Ina omkring indmeldelsesgebyr / kontingent | Nika | OK | ||
| Organisationsplan for generalforsamling | Morten | OK | ||
| Kontakt Jonathan + Karina omkring generalforsamlingsdato | Nika | OK | ||
| Meddeling af adresseændring til eksterne | Sarah | I gang | ||
| Mailtjans | Nika | OK | ||
2. Godkendelse af referat fra sidst
Hvis ikke der er indvendinger kan referatet godkendes.
Bestyrelsesmøde mandag d. 8. januar 2019
Godkendt
3. Næste møde - tid og sted
mandag 4. februar (økonomi), mandag 25. februar, mandag 25. marts, mandag 8. april, tirsdag 23. april, hver gang fra 17-19
4. Nye punkter
Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. De fleste nye punkter kommer oftest fra den, som har haft mailvagt, da det er på mailen, nye opgaver ofte kommer ind.
| Nr. | Titel og beskrivelse (hvad går punktet ud på?) | Hvem | Type | Tid (min) |
| A | Check-in runde | Alle | Info | 5 |
| B | Info fra bestyrelsesmail - Vi mangler stadigvæk medlemmer til distributionsgruppen fra NV, Nørrebro, Vanløse og KP. -Jonathan har lavet IFCO regnskab for 2018 og vi skylder en masse kasser til nogle avlere og vi har nogle kasser ude hos nogle avlere vi ikke længere handler (så meget) med. - måske kommer op på Koordineringsmødet. | Nika | Info | 5 |
| C | Økonomi - salg er dykket rigtig meget i de sidste 6 måneder, hvilket har ramt økonomien hård - konklusion: afdelinger stopper løssalg til halv pris, stop for alle unødvendige udgifter (formentlig inklusive IT), nyt møde om en uge - hvor mange udgifter får vi hver måned?, Hvilke indtægter kommer hver måned? | Sarah og Morten | Diskussion | 45 |
| D | Ansættelse af Jonathan - Morten/Sarah snakker med Jonathan efter mødet så han selv tegner en forsikring. Morten har styr på hvordan ansættelsen kan administreres. | Morten | Diskussion | 15 |
| E | Betaling af fundraiser - Et medlem på NB er blevet skrevet ind i til et honorar på 5% i den sidste fondsansøgning. I fremtidige vil medlemmet have 10%. Bestyrelsen mener at hvis medlemmet kan tage fuldt ansvar for ansøgninger, så er 10% i orden. Sarah tager det tilbage til fundraising gruppen. Vi overvejer om vi skal bringe et forslag herom til GF. | Sarah | Diskussion | 15 |
| F | GF: https://docs.google.com/document/d/1UlG_5gLvi3vB-v-mMdGs2DsuAm6-3TI8tmlCVLSXxd8/edit Karina kan muligvis ikke komme. OK. Vi beder om feed-in inden hvis nødvendigt. Oehlenschlægergade skolen er reserveret til os. Morten sender udkast til Save the Date som komm.gruppen sender ud for os. Vi kan gennemgå udkastet på næste møde | Morten | Diskussion | 15 |
| G | Løssalg - bestillingsark med nye priser er klar og bliver implementeret onsdag aften | Roland | Info | 5 |
| G | Intromødegruppe - Ny introgruppe: små afdelinger slår sig sammen. Store afdelinger fortsætter alene. Materialer til intromøder samles på distributionsgruppens drev. | Roland | Info | 5 |
| H | EAN faktura og salg til KP: KP vil gerne købe direkte fra KBHFF - ca. 4-10 gange om året. Vi tænker at det giver mening hvis det er store nok mængder og vi får en god pris. Sarah spørger Ina videre. | Sarah | Diskussion | 10 |
| X | Mailtjans | Sarah | Opgave | 2 |
5. Eventuelt
Eventuelt er til punkter, som opstår på mødet. Har man punkter til dagsordenen, skrives de under punkt
6 Til info
Her skrives beskeder til info, som ikke behøver at blive vendt på mødet, som er gode for alle at være orienteret om.
7. Opgaver
Her samles alle opgaver fra referatet
| Opgave | Ansvarlig | |||
| Mailtjans | Sarah | |||
| Snakke med Jonathan om forsikring | Morten og Sarah | |||
| Følge op med fundraisinggruppen om betaling af medlem | Sarah | |||
| Skrive udkast til Save the Date til GF | Morten | |||
| Snakke med Ina om KP indkøb | Sarah | |||
8. Hvad skal vi fortælle vores ansatte?
9. Punkter til kommende koordineringsmøde
Løssalg - nye priser implementeres på onsdag
Ansættelser - Morten/Sarah snakker med Jonathan om arbejdsskadesforsikring
Økonomi - lukning for alle udgifter som ikke er umiddelbart nødvendigt til drift (muligvis inklusive IT), stop for salg til halv pris, vores kassebeholdning bliver for lavt (fordi vi har lidt flere driftsudgifter end indtægter + fordi vi havde flere store udgifter)
IT update: hvem vil være på hjemmesiden?