Roll back page bestyrelsesmoede28.januar2019 to version 23
Bestyrelsesmøde mandag d. 28. januar 2019
Bestyrelsen > Bestyrelsesmøder > Bestyrelsesmøde november 2018
| Hvornår: | Mandag d. 28. januar klokken 17:00-19:00 | |||
| Hvor: | KPH, 3. sal | |||
| Kommer/ til stede: | Roland, Sarah, Connie, Morten, Alex (skype) | |||
| Afbud/ ikke til stede: | Nika | |||
| Mad: | Alle medbringer en ret til fællesspisning | |||
| Mødefacilitator: | ||||
| Referent: | Sætter næste møde på wikien Og skriver referat direkte i dagsordenen i kursiv | |||
DAGSORDEN__
1. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)
Hvis opgaven ikke er løst, eller den har givet anledning til nye problematikker, som skal vendes i gruppen, skal det tages som et punkt på dagsordenen under Nye punkter og ikke her.
| Opgave | Ansvarlig | Status | ||
| Husleje i Karens Hus - ikke betalt i lang tid, vi har fået rykkere i e-boksen -Morten snakker med Karens Hus | Morten | I gang | ||
| Snakke med kommunikationsgruppen om link til ny afdeling på wordpress | Nika | I gang. Nika rykker. | ||
| Opslag på hjemmesiden - vi har et nyt fælleslager + vi har en ny afdeling | Nika | OK | ||
| Udkast til vagtbeskrivelse for bestyrelsen (google docs) | Morten | Rykkes til næste møde | ||
| Skriv svar til mailtråden omkring løssalg | Nika + Connie | OK | ||
| Svar til Ina omkring indmeldelsesgebyr / kontingent | Nika | OK | ||
| Organisationsplan for generalforsamling | Morten | OK | ||
| Kontakt Jonathan + Karina omkring generalforsamlingsdato | Nika | OK | ||
| Meddeling af adresseændring til eksterne | Sarah | I gang | ||
| Mailtjans | Nika | OK | ||
| | ||||
2. Godkendelse af referat fra sidst
Hvis ikke der er indvendinger kan referatet godkendes.
Bestyrelsesmøde mandag d. 8. januar 2019
"Godkendt"
3. Næste møde - tid og sted
4. februar, 25. februar, mandag 25. marts, mandag 8. april, tirsdag 23. april, hver gang fra 17-19
4. Nye punkter
Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. De fleste nye punkter kommer oftest fra den, som har haft mailvagt, da det er på mailen, nye opgaver ofte kommer ind.
| Nr. | Titel og beskrivelse (hvad går punktet ud på?) | Hvem | Type | Tid (min) |
| A | Check-in runde | Alle | Info | 5 |
| B | Info fra bestyrelsesmail - "Vi mangler stadigvæk medlemmer til distributionsgruppen fra NV, Nørrebro, Vanløse og KP. -Jonathan har lavet IFCO regnskab for 2018 og vi skylder en masse kasser til nogle avlere og vi har nogle kasser ude hos nogle avlere vi ikke længere handler (så meget) med. - måske kommer op på Koordineringsmødet." | Nika | Info | 5 |
| C | Økonomi - salg er dykket rigtig meget i de sidste 6 måneder, hvilket har ramt økonomien hård - konklusion: afdelinger stopper løssalg til halv pris, stop for alle unødvendige udgifter (formentlig inklusive IT), nyt møde om en uge - hvor mange udgifter får vi hver måned?, Hvilke indtægter kommer hver måned? | Sarah og Morten | Diskussion | 45 |
| D | Ansættelse af Jonathan - Morten/Sarah snakker med Jonathan efter mødet så han selv tegner en forsikring. Morten har sty på hvordan ansættelsen kan administreres. | Morten | Diskussion | 15 |
| E | Betaling af fundraiser - "Et medlem på NB er blevet skrevet ind i til et honorar på 5% i den sidste fondsansøgning. I fremtidige vil medlemmet have 10%. Bestyrelsen mener at hvis medlemmet kan tage fuldt ansvar for ansøgninger, så er 10% i orden. Sarah tager det tilbage til fundraising gruppen. Vi overvejer om vi skal bringe et forslag herom til GF. | Sarah | Diskussion | 15 |
| F | GF: https://docs.google.com/document/d/1UlG_5gLvi3vB-v-mMdGs2DsuAm6-3TI8tmlCVLSXxd8/edit "Karina kan muligvis ikke komme. OK. Oehlenschlægergade skolen er reserveret til os. Morten sender udkast til Save the Date som komm.gruppen sender ud for os." | Morten | Diskussion | 15 |
| G | Løssalg - bestillingsark med nye priser er klar og bliver implementeret onsdag aften | Roland | Info | 5 |
| G | Intromødegruppe - "Ny introgruppe: små afdelinger slår sig sammen. Store afdelinger fortsætter alene. Materialer til intromøder samles på distributionsgruppens drev." | Roland | Info | 5 |
| H | EAN faktura og salg til KP. Pris for pose? Vi tænker at det giver mening hvis det er store nok mængder og vi får en god pris. Sarah spørger Ina videre. | Sarah | Diskussion | 10 |
| X | Mailtjans | Sarah | Opgave | 2 |
Feed-in fra Nika på mail:
- Kogebog-udlevering blev lidt forsinket pga manglende
arbejdskraft på fælleslageret, men ellers kører det fint
- Jeg har skrevet til kommunikationsgruppen, og de har lagt et opslag om vores ny afdeling og fælleslager på kbhff.dk. Jeg har også bedt dem om at tilføje den til listen over afdelinger. Det har de ikke gjort endnu, jeg sender dem en påmindelse.
- Jeg har svaret til Ina omkring kontingent og indmeldelsesgebyr. Hun spurgt mig hvis folk skal også betale indmeldelsesgebyr f.ex. d. 14 Maj og så bliver kontingent opkrævet d. 15 Maj, og jeg sagde at det tror jeg ikke.. Altså hvis kontingent er fastsat allerede d. 1. Maj giver det ikke så meget mening at opkræve inmeldelsesgebyr i 2 uger.
- Jeg har sagt til Jonathan at vi holder GF d. 27/04
- Jeg fik desværre ikke skrevet et udkast til løssalgs - mailtråd svar. Beklager! Jeg er ikke sikkert hvad jeg skal skrive udover det Sarah skrev allerede.
5. Eventuelt
Eventuelt er til punkter, som opstår på mødet. Har man punkter til dagsordenen, skrives de under punkt
6 Til info
Her skrives beskeder til info, som ikke behøver at blive vendt på mødet, som er gode for alle at være orienteret om.
7. Opgaver
Her samles alle opgaver fra referatet
| Opgave | Ansvarlig | |||
| Mailtjans | NN | |||
| | ||||
8. Hvad skal vi fortælle vores ansatte?
9. Punkter til kommende koordineringsmøde
Løssalg - nye priser implementeres på onsdag
Ansættelser - Morten/Sarah snakker med Jonathan om arbejdsskadesforsikring
Økonomi - lukning for alle udgifter som ikke er umiddelbart nødvendigt til drift (muligvis inklusive IT), stop for salg til halv pris, vores kassebeholdning bliver for lavt (fordi vi har lidt flere driftsudgifter end indtægter + fordi vi havde flere store udgifter)
IT update: hvem vil være på hjemmesiden?