Bestyrelsesmøde mandag d. 26. november 2018
Bestyrelsen > Bestyrelsesmøder > Bestyrelsesmøde november 2018
| Hvornår: | Mandag d. 26. november klokken 17:00-19:00 | |||
| Hvor: | KPH Volume Enghavevej 82 | |||
| Kommer/ til stede: | Sarah, Connie, Roland, Nika | |||
| Afbud/ ikke til stede: | Alexander, Morten | |||
| Mad: | Alle medbringer en ret til fællesspisning | |||
| Mødefacilitator: | ||||
| Referent: | Sætter næste møde på wikien Og skriver referat direkte i dagsordenen i kursiv | |||
DAGSORDEN__
1. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)
Hvis opgaven ikke er løst, eller den har givet anledning til nye problematikker, som skal vendes i gruppen, skal det tages som et punkt på dagsordenen under Nye punkter og ikke her.
| Opgave | Ansvarlig | Status | ||
| Skriver til distribution vedr mødelokaler fra januar Skal tages til koordineringsmøde | Roland | Tjek | ||
| Spørge Ina om vi kan have adresse på KP | Connie | Rykket | ||
| Snakke med kommunikationsgruppen om link til ny afdeling på wordpress | Alexander | Opfølges senere | ||
| Opslag på hjemmesiden - vi har et nyt fælleslager + vi har en ny afdeling | Morten | Rykket, kontakt Morten - Connie ringer til ham | ||
| Skriver til Jonathan, Nika og Karina om penge til flytning | Roland | Tjek | ||
| Kontakter frivillighed.dk - hvordan skal en forening forsikre sine medlemmer + kontakt nogle af de gamle medlemmer (Jonas, Daniella), tjek gamle referater | Roland | I gang | ||
| IT gruppen laver en udvidet udviklingsplan der også indeholder de ekstra elementer, og Sarah snakker med Karina om hvorvidt det nuværende økonomiske overblik er korrekt | Alexander/Sarah | Tjek | ||
| Snakke med Karina om bogholdertimer og Compass | Roland | Rykket | ||
| Snakke med Jonas om ansatte | Roland | I gang | ||
2. Godkendelse af referat fra sidst
Hvis ikke der er indvendinger kan referatet godkendes.
Bestyrelsesmøde mandag d. 5. november 2018
''Godkent
''
3. Næste møde - tid og sted
''28. Januar 2019 (7. Januar hvis der er behøv for det) sammen med koordineringsmødet
''
4. Nye punkter
Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. De fleste nye punkter kommer oftest fra den, som har haft mailvagt, da det er på mailen, nye opgaver ofte kommer ind.
| Nr. | Titel og beskrivelse (hvad går punktet ud på?) | Hvem | Type | Tid (min) |
| A | Check-in runde Connie er meget glad for avlermødet, Sarah har lidt for mange ting på tallærken men det går ok | Alle | Info | 5 |
| B | Fundraising: Vi vil ansøge til Spar Nord og Roskilde Festival inden for den nærmeste fremtid. Vi diskuterer også en mulig ansøgning til Nordea. Vi venter med crowdfunding til februar tidligst. Alexander har skrevet ansøgninger som vi skal kigge på. RF og SparNord er ok, NordeaFond er måske ikke. Crowdfunding venter indtil Februar for at gøre direkt. Vi har fået afslag fra en Foldschack fond | Sarah | Beslutning og Diskussion | 15 |
| C | Forsikring - noget nyt? Ikke noget nyt | Roland | Diskussion | 10 |
| D | Økonomi Sarah har haft møde med Karina, og de er mega forvirret. Problemet er har tal fra boføring-software, men de tal vi får fra den giver ikke mening. Sarah har prøvet at gøre det mere manuelt og det ligner at der mangler indtægter som vi har faktisk fået ind på vores konto. Også lidt problem med at se momsregskabet - momspligtig varesalg og så kontingent som er ikke momspligtig. Sarah og Morten kigger på det sammen, og så snakker med Karina, fordi vi skal have en realistisk syn på vores økonomi og lige nu ved vi ikke hvad er korrekt. Vi skal også kigge på løssagsposer og hvor meget koster de forskellige del, det skal passe med de 110kr den koster. Vi skal hæve pris, hvis posen sælges | Sarah | Diskussion | 10 |
| E | IT udviklingsplan / godkendelse fase 3 baserende på udviklingsplan/kostestimat - https://docs.google.com/docume nt/d/1d6iveFMQT8DlDACHASjfuSJ-NzRxVRW52mvQn-TmM4M/edit#" class="wiki wikinew text-danger tips">Opdateret udviklingsplan Vi har fået et nyt beskrivelse og prisestimat, som er 68,700kr for hele fase 3, | Alle | Diskussion/Beslutning | 20-30 |
| F | COMPASS - honorarer - noget nyt? intet nyt | Roland | Info | 2 |
| G | Fremtidsworkshop - feedback 23 deltagere, gik meget godt, vi har en bruttoliste af ideer fra avlermødet, som blev behandlet til workshoppen, de vigtigste er: fælles intromøde, surveymonkey for at vide hvorfor folk udmelder, mere arbejde på et interaktiv facebookside, Jonathan laver et ny jobbank, hvordan kan vi stile større krav til avlere, arbejde med andre fødevarefælleskaber, et bedre måde at få opskrifter. Vi har tovholdere til alle de her ideer. Vi har også flere ideer som vi ikke endnu arbejder på | Sarah | Info | 5-10 |
| H | Hvad skal vi fortælle vores ansatte? Økonomi til Karina, fondansøgninger når de kommer ud, når vi godkender fase 3 skal de også vide det | Alle | Diskussion | 10 |
| I | Hvad vi skal snakke om på koordineringsmødet Se under | Alle | Diskussion | 10 |
| J | Mailtjans Nika- | Alle | Beslutning | 2 |
| K | Julefrokost - | Connie | 5 |
5. Eventuelt
Antons spørgeskema, kan vi sende den gennem massemail? er det bestyrelsens ansvar eller kan vi lade kommunikationsgruppen arbejde på det
6 Til info
Her skrives beskeder til info, som ikke behøver at blive vendt på mødet, som er gode for alle at være orienteret om.
7. Opgaver
Her samles alle opgaver fra referatet
| Opgave | Ansvarlig | |||
| Snakke med Karina om bogholdertimer og Compass | Roland | NN | ||
| Spørge Ina om vi kan have adresse på KP | Connie | NN | ||
| Opslag på hjemmesiden - vi har et nyt fælleslager + vi har en ny afdeling | Morten | NN | ||
| Mailtjans | Nika | NN | ||
| Sætte GF på dagsorden | | |||
| | ||||
Hvad skal vi fortælle vores ansatte?
Punkter til kommende koordineringsmøde
''- Mødelokaler fra Januar
- Priser på løssalg - historik, rum for 10% spild
- Fremtidsworshoppen respons - også fra andre end bestyrelsen
- Crowdfunding ''