Bestyrelsesmøde mandag d. 5. november 2018
Bestyrelsen > Bestyrelsesmøder > Bestyrelsesmøde november 2018
| Hvornår: | Mandag d. 5. november klokken 17:00-19:00 | |||
| Hvor: | KPH Volume Enghavevej 82 | |||
| Kommer/ til stede: | Connie, Morten,Roland, Sarah, Alexander (kommer 17.15) | |||
| Afbud/ ikke til stede: | Nika | |||
| Mad: | Alle medbringer en ret til fællesspisning | |||
| Mødefacilitator: | Morten | |||
| Referent: | Sætter næste møde på wikien Og skriver referat direkte i dagsordenen i kursiv | |||
DAGSORDEN
1. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)
Hvis opgaven ikke er løst, eller den har givet anledning til nye problematikker, som skal vendes i gruppen, skal det tages som et punkt på dagsordenen under Nye punkter og ikke her.
| Opgave | Ansvarlig | Status | ||
| Feedback fra møde med ansætte | NN | NN | ||
2. Godkendelse af referat fra sidst
Hvis ikke der er indvendinger kan referatet godkendes.
Bestyrelsesmøde mandag d. 24. september 2018
3. Næste møde - tid og sted
mandag d. 26. november, kl. 17-19, KPH. Efterfulgt af koordineringsmøde
4. Nye punkter
Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. De fleste nye punkter kommer oftest fra den, som har haft mailvagt, da det er på mailen, nye opgaver ofte kommer ind.
| Nr. | Titel og beskrivelse (hvad går punktet ud på?) | Hvem | Type | Tid (min) |
| A | Check-in runde | Alle | Info | 5 |
| B | Fælleslager - Vi har brug for den endelig "pæn" underskrift fra Sarah og Morten, men ellers er vores opsigelse klaret, Jonathan arbejder på praktiske ting som ruteomlægning, inventar og info til avlere. Vi flytter d. 22/11 - mødelokaler - vi foreslår at folkets hus bruges fra januar til møder. vi beder distributionsgruppen om at undersøge det - Roland skriver til distribution; vi har brug for en ny postadresse - Connie spørger Ina om vi kan have det på KP; IT delen er der for det meste styr på, vi mangler kun link på wordpress - alexander kontakter kommunikationsgruppen igen; opslag på hjemmesiden - vi har et nyt fælleslager + vi har en ny afdeling, som dog kun er til elever og ansatte på produktionshøjskolen - morten skriver et udkast | Nika | Diskussion | 20 |
| G | Møde med ansatte - hvordan sparrer vi med Jonathan omkring ny fælleslager (indkøb af udstyr), hvordan opdaterer vi Jonathan+Karina omkring økonomi og beslutninger vi træffer?, Julehygge efter fremtidsworkshop - Jonathan kan bruge penge til flytningen / indretning op til 10.000kr. Hvis der skal bruges flere penge, kontakter Jonathan, Nika, som så eventuelt formidler det videre til os. Roland skriver til Jonathan, Nika og Karina; | Alle | Beslutning | 10 |
| C | Forsikring - vi har en arbejdsskadeforsikring for 2.5 ansætte og ikke for friville - hvor mange frivillige skal vi få forsikret?, hvor mange ansætte har vi brug for at forsikre - Roland kontakter frivillighed.dk - hvordan skal en forening forsikre sine medlemmer + kontakter nogle af de gamle medlemmer (Jonas, Daniella), tjek gamle referater | Roland | Diskussion | 10 |
| E | IT udviklingsplan / godkendelse fase 3 baserende på udviklingsplan/kostestimat - se referat fra mødet d. 16-10 - Der er en misforståelse i referatet fra mødet med IT gruppen. Det er ikke en betingelse for fortsættelsen af udviklingen at IT gruppen fundraiser 50.000kr. Den nuværende udviklingsplan indeholder ikke udviklingen af en udvidet webshop/abonnementsordningen. Bestyrelsen beder IT gruppen/Martin om at udvikle en udvidet udviklingsplan der også indeholder disse elementer, og Sarah snakker med Karina om hvorvidt det nuværende økonomiske overblik er korrekt. Beslutning om fortsættelse af IT udviklingen træffes på næste bestyrelsesmøde d. 26. november. Økonomi-oversigten deles med resten af bestyrelsen. | Alle | Diskussion/Beslutning | 20-30 |
| F | Fondsansøgninger - hvordan sikrer vi at formaliteter overholdes - Involver et medlem fra bestyrelsen i alle ansøgninger + referat på bestyrelsesmøder? - Når vi får tilbudt pengene fra fonden, vil der komme en kontrakt som indeholder de konkrete betingelser, på dette tidspunkt skal bestyrelsen involveres. Indsendte ansøgninger: Fælleskassen (48.000kr), Oticon-Fonden (98.000kr). Sarah informerer bestyrelsen om eventuelle kontroversielle spørgsmål. Fundraising-gruppen går videre med crowdfunding. Det skal blive en offentlig indsamling. Beslutning om hvilken platform vælges træffes indenfor den næste uge. Morten og/eller Roland kontakter indsamlingsnævnet hvis der er brug for det. Fundraising gruppen sørger også for at den eksisterende kampage på gofundme eventuelt lukkes ned. Alexander rundsender en ny mail med udkast til en crowdfunding tekst. | Roland | Diskussion/Beslutning | 15 |
| H | COMPASS - honorarer - er det noget der berører KBHFF skattemæssigt / regnskabsmæssigt? - Roland taler med Karina i løbet af ugen - Roland snakker med Karina, vi skal prøve at fakturere bogholdertimer + tjekker hvorvidt der er skatteforhold der berører KBHFF. Roland gør Karina opmærksom på at honorarer ikke udbetales indtil KBHFF har modtaget pengene og det er afklaret hvilke udgifter KBHFF har. | Roland | Info | 2 |
| I | Fremtidsworkshop - organisation - Sarah opretter indkaldelsen, Roland hjælper med organisationen, Nika vil formentlig også hjælpe | Sarah? / Roland | Diskussion | 5 |
| I.2 | Ang. fremtidsworkshop - skal vi arbejde på at udfase afgrøder, som har været gødet med konventionel gylle? | Alexander - punktet blev droppet | Diskussion | 5 |
| K | Avlermøde - Input fra bestyrelsen - Connie reserverer 5min i programmet. Morten laver et kort overblik over den økonomiske status. Sarah præsenterer det økonomiske status på mødet. Roland præsenterer andre punkter der er relevante at informere avlerne om. | Roland | Diskussion | 3 |
| L | Simplificeret referat for bestyrelsesmøder (sammenlign dette referat med referat fra 24. september) - fint | Roland | Diskussion | 5 |
| I | Hvad vi skal snakke om på koordineringsmødet | Alle | Diskussion | 10 |
| I | Hvad skal vi fortælle vores ansatte? - Jonathan-loft på 10.000kr til fælleslager, Sarah fortæller både Jonathan og Karina om de ansøgninger der allerede er sendt+fremtidsworkshop, Karina - COMPASS - se referat punktet længere oppe | Alle | Diskussion | 10 |
| I | Mailtjans - Sarah tager tjansen i november | ? | ||
| I | Julefrokost - Sarah laver en doodle, det bliver en hverdagsaften, stedet bliver hos Connie eller Roland | |||
| J | Vi er nødt til at tjekke om vi i virkeligheden har nogle ansatte - Roland prøver at snakke også om dette punkt med Jonas |
5. Eventuelt
Eventuelt er til punkter, som opstår på mødet. Har man punkter til dagsordenen, skrives de under punkt 4. Nye punkter. Der opstår altid eventuelt punkter i forbindelse med punkt 6. Nyt fra lokalafdelingerne.
6 Til info
Her skrives beskeder til info, som ikke behøver at blive vendt på mødet, som er gode for alle at være orienteret om.
7. Opgaver
Her samles alle opgaver fra referatet
| Opgave | Ansvarlig | |||
| Skriver til distribution vedr mødelokaler fra januar | Roland | |||
| Spørge Ina om vi kan have adresse på KP | Connie | |||
| Snakke med kommunikationsgruppen om link til ny afdeling på wordpress | Alexander | |||
| Opslag på hjemmesiden - vi har et nyt fælleslager + vi har en ny afdeling | Morten | |||
| Skriver til Jonathan, Nika og Karina om penge til flytning | Roland | |||
| Kontakter frivillighed.dk - hvordan skal en forening forsikre sine medlemmer + kontakter nogle af de gamle medlemmer (Jonas, Daniella), tjek gamle referater | Roland | |||
| IT gruppen laver en udvidet udviklingsplan der også indeholder de ekstra elementer, og Sarah snakker med Karina om hvorvidt det nuværende økonomiske overblik er korrekt | Alexander/Sarah | |||
| Snakke med Karina om bogholdertimer og Compass | Roland | |||
| Snakke med Jonas om ansatte | Roland | |||
Hvad skal vi fortælle vores ansatte?
Punkter til kommende koordineringsmøde